Co to jest plan kont?

Plany kont są zasadniczo listą różnych kategorii dochodów i wydatków związanych z finansami organizacji. Chociaż dokładna konfiguracja pozycji na planie kont może się nieznacznie różnić w zależności od jednostki, istnieje kilka podstawowych kategorii, które można znaleźć w prawie każdej księdze rachunkowej. Dodatkowe kategorie mogą odzwierciedlać charakter działalności prowadzonej przez organizację, takie jak fundusze charytatywne przeznaczone na określone cele lub aktywa przeznaczone na projekt ekspansji związany z firmą.

Podstawowa grupa kategorii znajdujących się w planie kont nie różni się od tych, które można znaleźć w prawie każdym budżecie domowym. Obejmowałyby one takie pozycje, jak salda czynszowe lub płatności hipoteczne, podstawowe narzędzia i wszelkie bieżące zadłużenie spłacane każdego miesiąca, takie jak salda kart kredytowych. Dokładna kolejność tych kategorii może być dodatkowo określona przez ustanowienie serii pozycji lub przez zastosowanie ogólnej księgi głównej i włączenie niektórych pozycji do szerokich kategorii. Na przykład pomocne może być ustrukturyzowanie planu kont, tak aby wszystkie pozycje dotyczące energii elektrycznej, wody i usług telefonicznych były zgrupowane w kategorii Narzędzia, zamiast pojawiać się jako odrębne kategorie.

Oprócz podstawowych kategorii zawartych w planie kont, często istnieją oznaczenia, które są unikalne dla konkretnego podmiotu. Organizacje non-profit mogą wykorzystywać pozycje, które pozwalają na rejestrowanie składek członkowskich, przychodów generowanych z działalności związanej z pozyskiwaniem funduszy lub kolekcji, które mają być zastosowane do określonego funduszu projektowego. W przypadku firm plan kont będzie zawsze obejmował Należności, a także Zobowiązania jako część struktury. Często istnieją również kategorie, które pozwalają na uporządkowane śledzenie dowolnych funduszy przypisanych do określonego działu lub do ogólnego wykorzystania przez lokalizację firmy.

Wiele organizacji decyduje się na użycie systemu kont, który wymaga utworzenia zarówno alfanumerycznego, jak i numerycznego oznaczenia dla każdej kategorii odzwierciedlonej w planie kont. Jeśli w głównych kategoriach znajdują się podkategorie, zwykle bierze się to pod uwagę przy ustalaniu sekwencji numeracji stosowanej w księgach. Te same oznaczenia pojawią się również jako pozycje w bilansie i rachunku zysków i strat organizacji. Postępując zgodnie z tym procesem, bardzo łatwo jest powiązać transakcje referencyjne i zapewnić odpowiednią równowagę dokumentacji finansowej.