Wat is een rekeningschema?
Grafieken van rekeningen zijn in wezen een lijst van de verschillende categorieën voor baten en lasten die verband houden met de financiën van een organisatie. Hoewel de exacte configuratie van de regelitems in een rekeningschema enigszins kan verschillen van entiteit tot entiteit, zijn er een paar basiscategorieën die u in zowat elk grootboek kunt vinden. Extra categorieën kunnen de aard van de activiteiten van de organisatie weerspiegelen, zoals liefdadigheidsfondsen die zijn gereserveerd voor specifieke doeleinden, of activa die zijn gereserveerd voor een uitbreidingsproject dat aan de onderneming is gekoppeld.
De kerngroep van categorieën die in een rekeningschema te vinden is, is niet anders dan die in zowat elk huishoudbudget. Deze omvatten regelitems zoals huursaldi of hypotheeksaldi en betalingen, basishulpprogramma's en lopende schulden die elke maand worden betaald, zoals creditcardsaldi. De exacte volgorde van deze categorieën kan verder worden bepaald door het opstellen van een reeks regelitems, of door een grootboekbenadering te volgen en enkele items in brede categorieën op te nemen. Het kan bijvoorbeeld nuttig zijn om het rekeningschema zo te structureren dat de regelitems elektriciteit, water en telefoondiensten allemaal zijn gegroepeerd in de categorie Hulpprogramma's, in plaats van als zelfstandige categorieën.
Naast de basiscategorieën in een rekeningschema zijn er vaak aanduidingen die uniek zijn voor de specifieke entiteit. Non-profitorganisaties kunnen regelitems gebruiken waarmee lidmaatschapsrechten, inkomsten uit fondsenwervende activiteiten of collecties die op een specifiek projectfonds kunnen worden toegepast, kunnen worden geregistreerd. Bij bedrijven zullen in het rekeningoverzicht altijd vorderingen en schulden worden opgenomen als onderdeel van de structuur. Er zijn vaak ook categorieën die het mogelijk maken om discretionaire fondsen toegewezen aan een specifieke afdeling of voor algemeen gebruik door een locatie van het bedrijf geordend te volgen.
Veel organisaties kiezen ervoor om een systeem van accounts te gebruiken dat vraagt om het creëren van zowel een alfa- als een numerieke aanduiding voor elke categorie die wordt weergegeven op het rekeningschema. Als er subcategorieën zijn die onder hoofdcategorieën vallen, wordt hier meestal rekening mee gehouden bij het instellen van de nummeringsreeks die in de grootboeken wordt gebruikt. Dezelfde aanduidingen worden ook weergegeven als regelitems op zowel de balans als de winst- en verliesrekening van de organisatie. Door dit proces te volgen, is het heel gemakkelijk om referentietransacties te kruislingeren en ervoor te zorgen dat de financiële administratie correct in balans blijft.