O que é um plano de contas?
Os gráficos de contas são essencialmente uma lista das várias categorias de receitas e despesas associadas às finanças de uma organização. Embora a configuração exata dos itens de linha em um plano de contas possa variar um pouco de uma entidade para outra, existem algumas categorias básicas encontradas em praticamente todos os livros contábeis. Categorias adicionais podem refletir a natureza dos negócios realizados pela organização, como fundos de caridade reservados para fins específicos ou ativos que são reservados para um projeto de expansão associado à empresa.
O grupo principal de categorias encontradas em um plano de contas não é diferente do encontrado em quase todos os orçamentos das famílias. Isso incluiria itens de linha como saldos e pagamentos de aluguel ou hipoteca, serviços básicos e qualquer dívida contínua paga a cada mês, como saldos de cartão de crédito. A ordem exata dessas categorias pode ser definida ainda mais pelo estabelecimento de uma série de itens de linha ou seguindo uma abordagem do razão geral e incluir alguns itens em categorias amplas. Como exemplo, pode ser útil estruturar o plano de contas para que os itens de linha de serviços de eletricidade, água e telefone sejam agrupados na categoria Utilitários, em vez de aparecerem como categorias independentes.
Juntamente com as categorias básicas incluídas em um plano de contas, geralmente há designações exclusivas para a entidade específica. Organizações sem fins lucrativos podem utilizar itens de linha que permitem o registro de quotas de associados, receita gerada pela atividade de captação de recursos ou cobranças que serão aplicadas a um fundo de projeto específico. Nas empresas, o plano de contas sempre envolverá contas a receber e contas a pagar como parte da estrutura. Muitas vezes, também existem categorias que permitem o rastreamento ordenado de fundos discricionários atribuídos a um departamento específico ou para uso geral por um local da empresa.
Muitas organizações optam por usar um sistema de contas que exige a criação de uma designação alfa e numérica para cada categoria refletida no plano de contas. Se houver subcategorias que residem nas categorias principais, isso geralmente é levado em consideração ao configurar a sequência de numeração usada nos ledgers. Essas mesmas designações também aparecerão como itens de linha no balanço patrimonial e na demonstração de resultados da organização. Ao seguir esse processo, é muito fácil cruzar transações de referência e garantir que os registros financeiros permaneçam adequadamente equilibrados.