Co je účty?

grafy účtů jsou v podstatě seznam různých kategorií pro příjmy a výdaje spojené s finančními prostředky organizace. Zatímco přesná konfigurace řádkových položek v grafu účtů se může mírně lišit od jedné entity k druhé, existuje několik základních kategorií, které najdete téměř v každé účetní knize. Další kategorie mohou odrážet povahu podniku prováděného organizací, jako jsou charitativní fondy vyčleněné pro konkrétní účely nebo aktiva, která jsou vyhrazena pro rozšířený projekt spojený se společností.

Hlavní skupina kategorií, která se nachází v účtech, není na rozdíl od těch, které se nacházejí téměř v každém rozpočtu domácnosti. Jednalo by se o takové řádkové položky, jako je nájemné nebo hypotékové rovnováhy a platby, základní služby a jakýkoli probíhající dluh, který se každý měsíc vyplácí, jako jsou zůstatky na kreditní kartě. Přesné pořadí těchto kategorií může být dále definováno založením Series řádkových položek nebo sledováním přístupu k hlavní knize a zahrnutí některých položek do širokých kategorií. Například může být užitečné strukturovat účty, takže řádkové položky elektřiny, vody a telefonních služeb jsou seskupeny v kategorii nástrojů, spíše než se objevují jako samostatné kategorie.

Spolu se základními kategoriemi obsaženými v grafu účtů často existují označení, která jsou pro konkrétní entita jedinečná. Neziskové organizace mohou využívat řádkové položky, které umožňují zaznamenávání poplatků za členství, příjmy generované z činnosti získávání finančních prostředků nebo sbírky, které mají být použity na konkrétní projektový fond. U společností se společnostmi účtů bude vždy zahrnovat pohledávky i závazky jako součást struktury. Existují často také kategorie, které umožňují řádné sledování přidělených diskrečních prostředků To konkrétní oddělení nebo pro obecné použití umístěním společnosti.

Mnoho organizací se rozhodne použít systém účtů, který vyžaduje vytvoření alfa a numerického označení pro každou kategorii, která se odráží na účtech. Pokud jsou v hlavních kategoriích podřízeny podkategorie, obvykle se to bere v úvahu při nastavování číslování sekvence použité v knihách. Tato stejná označení se také objeví jako řádkové položky v rozvaze i ve výkazu zisku a ztráty pro organizaci. Dodržováním tohoto procesu je velmi snadné překročit referenční transakce a zajistit, aby finanční záznamy zůstaly řádně vyvážené.