Co je účtová osnova?

Účtová schémata jsou v podstatě seznamem různých kategorií příjmů a výdajů spojených s finančními prostředky organizace. I když přesná konfigurace řádkových položek na účtové osnově se může v jednotlivých entitách mírně lišit, existuje jen několik základních kategorií, které najdete téměř v každé účetní knize. Další kategorie mohou odrážet povahu podnikání prováděného organizací, jako jsou charitativní fondy vyhrazené pro specifické účely nebo aktiva, která jsou vyčleněna pro expanzní projekt spojený se společností.

Hlavní skupina kategorií, které se nacházejí v účtové osnově, se neliší od kategorií nalezených téměř v každém rozpočtu domácnosti. Patří sem takové řádkové položky, jako jsou zůstatky a platby nájemného nebo hypotéky, základní nástroje a jakýkoli pokračující dluh, který se platí každý měsíc, například zůstatky kreditních karet. Přesné pořadí těchto kategorií může být dále definováno vytvořením řady řádkových položek nebo dodržováním přístupu hlavní knihy a zahrnutím některých položek do širokých kategorií. Jako příklad může být užitečné strukturovat účetní osnovy tak, aby se všechny řádkové položky elektřiny, vody a telefonních služeb seskupovaly do kategorie Utilities, spíše než aby se zobrazovaly jako samostatné kategorie.

Spolu se základními kategoriemi zahrnutými do účtové osnovy často existují označení, která jsou pro konkrétní entitu jedinečná. Neziskové organizace mohou používat řádkové položky, které umožňují zaznamenat členské příspěvky, příjmy z činnosti související se získáváním fondů nebo sbírky, které mají být použity na konkrétní projektový fond. U společností bude účtová osnova vždy zahrnovat pohledávky i závazky jako součást struktury. Často existují také kategorie, které umožňují řádné sledování volných finančních prostředků přidělených konkrétnímu oddělení nebo k obecnému použití podle sídla společnosti.

Mnoho organizací se rozhodlo použít systém účtů, který vyžaduje vytvoření jak alfa, tak číselného označení pro každou kategorii, která se odráží v účtové osnově. Existují-li podkategorie, které sídlí v hlavních kategoriích, obvykle se to bere v úvahu při nastavování číslovací posloupnosti použité v knihách. Stejná označení se také zobrazí jako řádkové položky v rozvaze i ve výkazu zisku a ztráty organizace. Sledováním tohoto procesu je velmi snadné provádět křížové referenční transakce a zajistit, aby finanční záznamy zůstaly řádně vyvážené.