Vad är ett kontoplan?

Kontoplaner är i huvudsak en lista över de olika kategorierna för inkomster och utgifter i samband med en organisations ekonomi. Medan den exakta konfigurationen av raderna i ett kontoplan kan variera något från en enhet till en annan, finns det några grundläggande kategorier som finns i nästan varje bokföringsbok. Ytterligare kategorier kan återspegla arten av det företag som bedrivs av organisationen, till exempel välgörenhetsfonder som avsatts för specifika ändamål, eller tillgångar som avsätts för ett expansionsprojekt som är förknippat med företaget.

Kärngruppen kategorier som finns i ett kontoplan är inte till skillnad från de som finns i nästan varje hushållsbudget. Dessa skulle omfatta sådana rader som hyres- eller inteckningssaldon och betalningar, grundverktyg och eventuella pågående skulder som betalas varje månad, till exempel kreditkortsaldo. Den exakta ordningen för dessa kategorier kan ytterligare definieras genom upprättandet av en serie rader, eller genom att följa en allmän huvudbokstrategi och inkludera vissa artiklar under breda kategorier. Som ett exempel kan det vara till hjälp att strukturera kontoplanen så att raderna för el-, vatten- och telefontjänster alla är grupperade under kategorin Verktyg, snarare än att visas som fristående kategorier.

Tillsammans med de grundläggande kategorierna i ett kontoplan finns det ofta beteckningar som är unika för den specifika enheten. Ideella organisationer kan använda linjeposter som möjliggör registrering av medlemsavgifter, intäkter genererade från insamlingsaktiviteter eller samlingar som ska tillämpas på en specifik projektfond. Hos företag kommer kontoplanen alltid att omfatta fordringar såväl som fordringar som en del av strukturen. Det finns ofta också kategorier som möjliggör en ordentlig spårning av diskretionära medel som tilldelas en viss avdelning eller för allmän användning av företagets plats.

Många organisationer väljer att använda ett kontosystem som kräver att det skapas både en alfa- och en numerisk beteckning för varje kategori som återspeglas i kontoplanen. Om det finns underkategorier som är bosatta under huvudkategorier, beaktas detta vanligtvis vid inställning av numreringssekvensen som används i huvudboken. Samma beteckningar kommer också att visas som rader i både balansräkningen och resultaträkningen för organisationen. Genom att följa denna process är det mycket enkelt att korsa referenstransaktioner och se till att de finansiella posterna förblir korrekt balanserade.