Was macht ein Konferenzmanager?
Ein Konferenzmanager wird manchmal als Veranstaltungsmanager oder Veranstaltungsplaner bezeichnet. Er oder sie arbeitet in einem Konferenzzentrum und ist für die Verwaltung von Mitarbeitern verantwortlich, die bei der Organisation und Durchführung von Konferenzen oder anderen Veranstaltungen behilflich sind. Die verschiedenen Aufgaben des Konferenzleiters können je nach Veranstaltungsort und abgehaltener Veranstaltung unterschiedlich sein. Im Allgemeinen wird er jedoch alle Vorgänge im Zusammenhang mit einer Konferenz oder Veranstaltung von der Planung bis zur Reinigung überwachen -up Bühne.
Jeder Konferenzort ist anders, was bedeutet, dass die Aufgaben, die ein Konferenzmanager zu erfüllen oder an andere zu delegieren hat, unterschiedlich sind. An einigen Orten kann beispielsweise das Parken problematisch sein, an anderen Orten können jedoch Einrichtungen vor Ort vorhanden sein, in denen die Gäste ihre Fahrzeuge problemlos abstellen können. Ist dies nicht der Fall, muss der Konferenzmanager möglicherweise einen Weg finden, um anzugeben, wo Gäste parken sollten und ob er dafür eine Genehmigung benötigt. Die Einrichtungen müssen auch im Voraus vorbereitet werden, damit die Gäste, sobald sie ihr Auto geparkt haben, problemlos zum entsprechenden Platz im Konferenzzentrum gelangen können. Hinweisschilder oder Personal müssen vorhanden sein, um die Gäste angemessen zu führen.
Wenn während der Konferenz Essen serviert wird, wird der Konferenzmanager das Personal vor Ort beaufsichtigen, das für das Kochen und Servieren der Mahlzeiten verantwortlich ist. Wenn ein Caterer eingestellt wird, arbeitet der Manager mit dem Catering-Personal und der Geschäftsleitung zusammen, um sicherzustellen, dass alle Speisen ordnungsgemäß und rechtzeitig zubereitet werden. Es müssen auch Aufräumarbeiten delegiert werden, um sicherzustellen, dass die Einrichtungen sauber und für die nächste Veranstaltung bereit sind. Einige Konferenzzentren verfügen über Reinigungspersonal, während andere möglicherweise ein Reinigungspersonal von Dritten beauftragen, sich um diese Aufgabe zu kümmern. In jedem Fall muss der Konferenzmanager sicherstellen, dass die Arbeit ordnungsgemäß und rechtzeitig erledigt wird.
Die Buchhaltung ist ein weiterer Aspekt der Arbeit des Konferenzmanagers. Er oder sie ist möglicherweise für die Organisation der Personalabrechnung, den Erwerb von Verträgen mit Drittanbietern und die Einreichung dieser Dokumente zur späteren Bezugnahme sowie für verschiedene andere Büroarbeiten im Zusammenhang mit dem Betrieb des Konferenzzentrums verantwortlich. Viele Manager verfügen über einen Hochschulabschluss in Hotel- und Restaurantmanagement oder anderen verwandten Bereichen, um sich auf die verschiedenen Aufgaben vorzubereiten, denen sie als Manager gegenüberstehen.