Cosa fa un Conference Manager?
Un gestore di conferenze è talvolta noto come gestore di eventi o organizzatore di eventi; lavorerà in un centro conferenze e sarà responsabile della gestione di uno staff di persone che aiuterà a organizzare e organizzare conferenze o altri eventi. Le varie responsabilità lavorative del responsabile della conferenza possono variare a seconda della sede e dell'evento che si tiene, ma in generale, supervisionerà tutte le operazioni relative a una conferenza o evento, dalle fasi di pianificazione fino alla pulizia piano.
Ogni sede della conferenza è diversa, il che significa che le attività che un responsabile della conferenza dovrà completare o delegare ad altri varieranno. Il parcheggio, ad esempio, può essere un problema in alcuni luoghi, ma altri luoghi possono avere strutture in loco in cui gli ospiti possono facilmente lasciare i loro veicoli. In caso contrario, il responsabile della conferenza potrebbe dover trovare un modo per indicare dove gli ospiti dovrebbero parcheggiare e se avranno bisogno di autorizzazioni per farlo. Le strutture dovranno anche essere preparate in anticipo, quindi una volta che gli ospiti parcheggiano la propria auto, possono trovare facilmente la strada verso lo spazio appropriato all'interno del centro conferenze. I segni o il personale dovranno essere a portata di mano per aiutare a guidare gli ospiti in modo appropriato.
Se durante la conferenza viene servito del cibo, il responsabile della conferenza supervisionerà il personale in loco responsabile della cottura e del servizio dei pasti. Se viene assunto un ristoratore, il direttore lavorerà con il personale e la direzione della ristorazione per garantire che tutto il cibo sia preparato correttamente e in modo tempestivo. Le funzioni di pulizia devono essere delegate per garantire che le strutture siano pulite e pronte per il prossimo evento. Alcuni centri conferenze avranno a disposizione personale addetto alle pulizie, mentre altri potrebbero assumere un personale addetto alle pulizie di terze parti per occuparsi di questo lavoro. In entrambi i casi, il responsabile della conferenza deve assicurarsi che il lavoro venga svolto correttamente e in modo tempestivo.
La contabilità è un altro aspetto del lavoro del responsabile della conferenza. Può essere responsabile dell'organizzazione del libro paga del personale, dell'acquisizione di contratti con i fornitori di terze parti e dell'archiviazione di tali documenti per riferimento futuro e di vari altri compiti d'ufficio associati alle operazioni del centro conferenze. Molti manager avranno titoli universitari nella gestione di hotel e ristoranti o altri settori correlati per prepararli alle varie responsabilità lavorative che dovrà affrontare come manager.