¿Cómo elijo el mejor sistema de gestión de tareas?
Elegir el mejor sistema de gestión de tareas puede ser bastante complicado, principalmente porque cada sistema está diseñado para satisfacer diferentes necesidades. Para elegir el mejor sistema, primero deberá identificar qué necesidades desea que satisfaga y desarrollar un presupuesto. Tenga en cuenta que muchas personas prueban varios sistemas diferentes antes de encontrar uno que les guste. Si varias personas utilizarán el sistema de gestión de tareas, asegúrese de que tenga capacidades de comunicación mejoradas. El mejor sistema también puede ayudarlo a priorizar sus tareas y, si es necesario, integrará la planificación de recursos empresariales (ERP) y la gestión de relaciones con el cliente (CRM) en una plataforma.
Los diferentes sistemas de gestión de tareas satisfarán diferentes necesidades y están disponibles a diferentes precios. Algunos tienen capacidades de imágenes de texto y archivos, aplicaciones basadas en la web y / o la capacidad de priorizar tareas. Otros tienen características de seguridad, que permiten que solo ciertos usuarios utilicen ciertas funciones. Con tantas características diferentes, es importante identificar qué funciones necesitará para poder elegir el sistema más efectivo. También encontrará que desarrollar un presupuesto puede ayudarlo a reducir la lista de sistemas disponibles para elegir.
Algunos de los mejores sistemas de gestión de tareas disponibles tienen excelentes capacidades de colaboración y comunicación. Los usuarios de este tipo de sistemas pueden comunicarse entre ellos con mayor facilidad, y si un gerente decide hacerlo, puede seguir el desempeño de los usuarios en tiempo real. También es aconsejable elegir un sistema que permita una colaboración fácil para reducir los malentendidos entre los usuarios. Esto puede ayudar a disminuir los errores operativos de una empresa y, a cambio, aumentar los niveles de ganancias de la organización. Estos tipos de sistemas también ayudan a que el flujo de trabajo entre las grandes organizaciones se perfeccione y se mantenga bajo control.
Si necesita un sistema que pueda priorizar las actividades para usted, elija un sistema de administración de tareas que tenga mejores capacidades de toma de decisiones. Este tipo de sistema le pedirá que brinde información sobre diversos aspectos de cada tarea y luego priorice su lista de actividades en función de sus aportes. Muchos usuarios encuentran que usar un sistema para priorizar tareas proporciona una mejora inmediata en su efectividad para completarlas; esto ayuda no solo al usuario, sino también a su empleador, si el sistema se utiliza para completar las tareas laborales.
Un sistema de administración de tareas que tenga la capacidad de integrar las tecnologías ERP y CRM puede ser el mejor tipo para elegir si está a cargo de administrar las relaciones con los clientes. Uno de los aspectos más útiles sobre este tipo de sistema es que puede consolidar rápidamente los datos del cliente, lo que permite un fácil acceso. Por lo general, también podrá asignar y monitorear actividades a través de una función de venta de entradas de trabajo; Este tipo de sistema generalmente permite a los representantes telefónicos crear tickets para la consulta o solicitud de cada cliente y registrarlos a través de interfaces basadas en la web.
El último tipo de sistema de gestión de tareas le permitirá utilizar una serie de herramientas de gestión de tareas. Aunque puede tener un precio considerable, le permitirá crear horarios, colaborar con otros usuarios, generar y priorizar listas de tareas, y más. También le permitirá exportar tareas a diferentes tipos de archivos, incluidos archivos de texto, documentos de texto y HTML.