Como escolho o melhor sistema de gerenciamento de tarefas?
A escolha do melhor sistema de gerenciamento de tarefas pode ser bastante complicada, principalmente porque cada sistema é personalizado para atender a diferentes necessidades. Para escolher o melhor sistema, você primeiro precisará identificar quais necessidades deseja que atendam e desenvolver um orçamento. Lembre-se de que muitas pessoas tentam vários sistemas diferentes antes de encontrar um que eles gostem. Se várias pessoas estiverem usando o sistema de gerenciamento de tarefas, verifique se ele possui recursos aprimorados de comunicação. O melhor sistema também pode ajudá-lo a priorizar suas tarefas e, se necessário, integrará o ERP (Enterprise Resource Planning) e o CRM (CRM) em uma única plataforma.
Diferentes sistemas de gerenciamento de tarefas atenderão a diferentes necessidades e estão disponíveis a preços diferentes. Alguns têm recursos de criação de imagens de texto e arquivo, aplicativos baseados na Web e / ou a capacidade de priorizar tarefas. Outros possuem recursos de segurança, que permitem que apenas certos usuários utilizem determinadas funções. Com tantos recursos diferentes, é importante identificar quais funções serão necessárias para que você possa escolher o sistema mais eficaz. Você também descobrirá que o desenvolvimento de um orçamento pode ajudá-lo a restringir a lista de sistemas disponíveis para sua escolha.
Alguns dos melhores sistemas de gerenciamento de tarefas disponíveis têm excelentes recursos de colaboração e comunicação. Os usuários desses tipos de sistemas são capazes de se comunicar com mais facilidade e, se um gerente optar por fazê-lo, poderá rastrear o desempenho dos usuários em tempo real. Também é aconselhável escolher um sistema que permita uma colaboração fácil para reduzir mal-entendidos entre os usuários. Isso pode ajudar a diminuir os erros operacionais da empresa e, em troca, aumentar os níveis de lucro da organização. Esses tipos de sistemas também ajudam o fluxo de trabalho entre grandes organizações a ser aperfeiçoado e a permanecer sob controle.
Se você precisar de um sistema que possa priorizar atividades para você, escolha um sistema de gerenciamento de tarefas que aprimore as habilidades de tomada de decisão. Esse tipo de sistema solicitará que você forneça informações sobre vários aspectos de cada tarefa e, em seguida, priorize sua lista de atividades com base em suas informações. Muitos usuários acham que o uso de um sistema para priorizar tarefas fornece uma melhoria imediata em sua eficácia ao concluí-las; isso ajuda não apenas o usuário, mas também o empregador, se o sistema for usado para concluir tarefas do trabalho.
Um sistema de gerenciamento de tarefas com capacidade de integrar as tecnologias ERP e CRM pode ser o melhor tipo de escolha se você é responsável pelo gerenciamento dos relacionamentos com os clientes. Um dos aspectos mais úteis sobre esse tipo de sistema é que ele pode consolidar rapidamente os dados do cliente, o que facilita o acesso. Normalmente, ele também pode atribuir e monitorar atividades por meio de um recurso de emissão de bilhetes de emprego; esse tipo de sistema geralmente permite que os representantes telefônicos criem tickets para a consulta ou solicitação de cada cliente e os registrem por meio de interfaces baseadas na web.
O tipo final de sistema de gerenciamento de tarefas permitirá que você use várias ferramentas de gerenciamento de tarefas. Embora possa ter um preço alto, permitirá criar agendas, colaborar com outros usuários, gerar e priorizar listas de tarefas e muito mais. Também permitirá exportar tarefas para diferentes tipos de arquivos, incluindo texto, documento do word e arquivos HTML.