Hvordan velger jeg det beste oppgavehåndteringssystemet?

Å velge det beste oppgavehåndteringssystemet kan være ganske vanskelig, mest fordi hvert system er skreddersydd for å imøtekomme forskjellige behov. For å velge det beste systemet, må du først identifisere hvilke behov du vil at det skal dekke og utvikle et budsjett. Husk at mange prøver flere forskjellige systemer før de finner et som de liker. Hvis flere bruker oppgavebehandlingssystemet, må du sørge for at det har forbedrede kommunikasjonsmuligheter. Det beste systemet kan også hjelpe deg med å prioritere oppgavene dine, og om nødvendig integrere enterprise resource planning (ERP) og client relations management (CRM) på en plattform.

Ulike oppgavehåndteringssystemer vil dekke forskjellige behov og er tilgjengelige for forskjellige priser. Noen har tekst- og filavbildningsmuligheter, nettbaserte applikasjoner og / eller muligheten til å prioritere oppgaver. Andre har sikkerhetsfunksjoner, som bare tillater bestemte brukere å bruke visse funksjoner. Med så mange forskjellige funksjoner, er det viktig å identifisere hvilke funksjoner du trenger, slik at du kan velge det mest effektive systemet. Du vil også finne at å utvikle et budsjett kan hjelpe deg med å begrense listen over tilgjengelige systemer å velge mellom.

Noen av de beste oppgavestyringssystemene som er tilgjengelige har gode samarbeids- og kommunikasjonsmuligheter. Brukere av denne typen systemer kan lettere kommunisere med hverandre, og hvis en leder velger å gjøre det, kan han eller hun spore brukernes ytelse på sanntid. Det er også lurt å velge et system som gir mulighet for enkelt samarbeid for å redusere misforståelser mellom brukerne. Dette kan bidra til å redusere et virksomhets driftsfeil og til gjengjeld øke organisasjonens fortjenestenivå. Disse typer systemer hjelper også arbeidsflyten blant store organisasjoner til å bli perfeksjonert og holde seg under kontroll.

Hvis du trenger et system som kan prioritere aktiviteter for deg, velger du et oppgavehåndteringssystem som har forbedrede beslutningsevner. Denne typen system vil be deg om å gi informasjon om forskjellige aspekter av hver oppgave, og deretter prioritere aktivitetslisten din basert på dine innspill. Mange brukere opplever at bruk av et system for å prioritere oppgaver gir en øyeblikkelig forbedring av effektiviteten deres ved å fullføre dem; dette hjelper ikke bare brukeren, men også hans eller hennes arbeidsgiver, hvis systemet brukes til å fullføre jobboppgaver.

Et oppgavehåndteringssystem som har muligheten til å integrere ERP- og CRM-teknologier, kan være den beste typen å velge hvis du har ansvaret for å administrere klientforhold. Et av de mest nyttige aspektene ved denne typen system er at det raskt kan konsolidere klientdata, noe som gir enkel tilgang. Det vil typisk også være i stand til å tilordne og overvåke aktiviteter gjennom en jobbbillettingsfunksjon; denne typen system gjør det vanligvis mulig for telefonrepresentanter å opprette billetter til hver enkelt kundes henvendelse eller forespørsel og logge dem via nettbaserte grensesnitt.

Den ultimate typen oppgavehåndteringssystem vil tillate deg å bruke en rekke oppgavehåndteringsverktøy. Selv om det kan komme med en heftig pris, vil det gjøre det mulig for deg å lage tidsplaner, samarbeide med andre brukere, generere og prioritere oppgavelister og mer. Det vil også tillate deg å eksportere oppgaver til forskjellige typer filer, inkludert tekst, Word-dokument og HTML-filer.