¿Qué son los términos de referencia?
Los "Términos de referencia" se refieren a la colección de conceptos fundamentales que ayudan a definir el motivo de la implementación de algún tipo de proyecto o programa. Por lo general, los términos cubrirán todos los aspectos fundamentales relacionados con el proyecto, incluidos los antecedentes y la historia que llevaron a la creación del proyecto, definiendo sus objetivos y, en algunos casos, describiendo cómo se logrará el propósito final del proyecto. En este sentido, los términos de referencia proporcionan un modelo para el proyecto que le da al esfuerzo algo de sustancia y forma, aunque normalmente hay expectativas de que el proyecto experimente un cierto crecimiento y cambio en el camino.
Los elementos exactos que se identifican como términos de referencia variarán un poco de un proyecto a otro. Dado que un proyecto puede ser un esfuerzo continuo o algo que es de relativamente corto plazo, el alcance de las actividades cubiertas bajo esos términos también variará. Ya sea que el proyecto consista en algo que no requiera más que unas pocas reuniones del comité o que implique la formación de un grupo de trabajo que funcione durante varios años, hay algunos elementos básicos que probablemente se incluirán.
La base de los términos de referencia es la definición de por qué el proyecto se implementa en primer lugar. Esto generalmente significa articular los antecedentes y la historia que condujeron a la decisión de formar el comité o grupo de trabajo. Junto con la creación de esa base, los términos de referencia también incluirán el desarrollo de metas y objetivos específicos que el comité buscará alcanzar como parte de su trabajo. Dentro del alcance de la definición de esos objetivos, a menudo existe la creación de declaraciones de visión y misión que ayudan a proporcionar cierto grado de enfoque y forma al trabajo continuo de los miembros del comité.
Los términos de referencia también abordarán otros factores clave para el éxito del proyecto. Esto incluye identificar quién participará en el proyecto en sí, tanto en términos de participar activamente en el comité como quién ofrecerá apoyo a ese comité. Identificar los recursos necesarios para alcanzar las metas también es un componente esencial de los términos de referencia. Esto incluye recursos tales como finanzas, mano de obra e incluso materiales necesarios para lograr los objetivos deseados.
Un componente final de los términos de referencia tiene que ver con el establecimiento de un cronograma para completar las tareas esenciales relacionadas con el proyecto. La idea es crear un medio para medir el avance del proyecto a través de los esfuerzos de los miembros del comité. Cuando se toman en su conjunto, los términos de referencia ayudan a responder las preguntas de por qué se está llevando a cabo el proyecto, qué espera lograr, cómo se alcanzarán los objetivos e incluso cuando se completarán las tareas específicas relevantes para ese éxito final.