Wat zijn referentievoorwaarden?
"Referentietermen" verwijst naar de verzameling van basisconcepten die helpen bij het bepalen van de reden voor de implementatie van een soort project of programma. Doorgaans hebben de voorwaarden betrekking op alle fundamentele aspecten van het project, inclusief de achtergrond en geschiedenis die hebben geleid tot de totstandkoming van het project, het definiëren van de doelen en in sommige gevallen waarin wordt uitgelegd hoe het uiteindelijke doel van het project zal worden bereikt. In die zin bieden de referentietermen een blauwdruk voor het project die de inspanning enige inhoud en vorm geeft, hoewel er normaal gesproken verwachtingen zijn dat het project enige groei en verandering zal meemaken.
De exacte elementen die worden geïdentificeerd als referentietermen zullen enigszins verschillen van project tot project. Aangezien een project een voortdurende inspanning kan zijn of iets dat van relatief korte duur is, zal de reikwijdte van activiteiten die onder die voorwaarden vallen ook variëren. Of het project nu uit iets bestaat dat niet meer dan een paar commissievergaderingen vereist of de vorming van een task force inhoudt die meerdere jaren functioneert, er zijn een paar basiselementen die waarschijnlijk zullen worden opgenomen.
De basis van het mandaat is de definitie van waarom het project überhaupt wordt uitgevoerd. Dit betekent meestal dat de achtergrond en geschiedenis worden uiteengezet in de aanloop naar de beslissing om de commissie of task force te vormen. Naast het creëren van die basis, omvat het mandaat ook de ontwikkeling van specifieke doelen en doelstellingen die de commissie als onderdeel van haar werkzaamheden zal proberen te bereiken. In het kader van het definiëren van die doelen, is er vaak de creatie van visie- en missieverklaringen die helpen om een zekere mate van focus en vorm te geven aan de lopende werkzaamheden van de commissieleden.
Het mandaat zal ook andere factoren behandelen die van cruciaal belang zijn voor het succes van het project. Dit omvat het identificeren van wie bij het project zelf zal worden betrokken, zowel wat betreft actieve deelname aan de commissie als wie ondersteuning zal bieden aan die commissie. Het identificeren van de middelen die nodig zijn om de doelen te bereiken, is ook een essentieel onderdeel van het mandaat. Dit omvat middelen zoals financiën, arbeid en zelfs materialen die nodig zijn om de gewenste doelen te bereiken.
Een laatste component van het mandaat heeft te maken met het opstellen van een tijdlijn voor de voltooiing van essentiële taken met betrekking tot het project. Het idee is om een middel te creëren om de voorwaartse beweging van het project te meten door de inspanningen van de commissieleden. Over het geheel genomen helpen de referentietermen om de vragen te beantwoorden waarom het project plaatsvindt, wat het hoopt te bereiken, hoe de doelen zullen worden bereikt en zelfs wanneer specifieke taken die relevant zijn voor dat uiteindelijke succes zullen worden voltooid.