Quels sont les termes de référence?
Le terme "termes de référence" désigne l'ensemble des concepts fondamentaux permettant de définir le motif de la mise en œuvre d'un projet ou d'un programme. En règle générale, les termes couvriront tous les aspects fondamentaux liés au projet, y compris le contexte et l'historique ayant conduit à la création du projet, définissant ses objectifs et, dans certains cas, décrivant comment l'objectif ultime du projet sera atteint. En ce sens, les termes de référence fournissent un modèle pour le projet qui donne à l'effort de la substance et de la forme, bien qu'il soit normalement prévu que le projet connaisse une croissance et des changements en cours de route.
Les éléments exacts identifiés comme termes de référence varieront quelque peu d'un projet à l'autre. Comme un projet peut être un effort continu ou quelque chose de relativement court terme, la portée des activités couvertes par ces termes variera également. Qu'il s'agisse d'un projet ne nécessitant que quelques réunions de comité ou la formation d'un groupe de travail fonctionnant sur plusieurs années, quelques éléments de base sont susceptibles d'être inclus.
À la base des termes de référence se trouve la définition de la raison pour laquelle le projet est mis en œuvre. Cela signifie généralement articuler les antécédents et les antécédents menant à la décision de former le comité ou le groupe de travail. Outre la création de cette fondation, le mandat comprendra également l’élaboration de buts et objectifs spécifiques que le comité cherchera à atteindre dans le cadre de ses travaux. Dans le cadre de la définition de ces objectifs, il existe souvent des énoncés de vision et de mission qui aident à donner une certaine orientation et une forme au travail en cours des membres du comité.
Les termes de référence traiteront également d'autres facteurs clés de la réussite du projet. Cela implique d'identifier qui participera au projet lui-même, à la fois en termes de participation active au comité et de personne qui apportera son soutien à ce comité. Identifier les ressources nécessaires pour atteindre les objectifs est également un élément essentiel du mandat. Cela inclut des ressources telles que les finances, le travail et même le matériel nécessaire pour atteindre les objectifs souhaités.
Un dernier élément du mandat concerne l'établissement d'un calendrier pour l'achèvement des tâches essentielles liées au projet. L'idée est de créer un moyen de mesurer la progression du projet grâce aux efforts des membres du comité. Pris dans leur ensemble, les termes de référence aident à répondre aux questions de savoir pourquoi le projet a lieu, ce qu’il espère atteindre, comment les objectifs seront atteints et même lorsque des tâches spécifiques en rapport avec ce succès final seront accomplies.