Hva er referansevilkår?
"Referansevilkår" refererer til samlingen av grunnleggende konsepter som er med på å definere årsaken til implementeringen av et slags prosjekt eller program. Vanligvis vil begrepene dekke alle grunnleggende aspekter relatert til prosjektet, inkludert bakgrunnen og historien som førte til at prosjektet ble opprettet, definere dets mål, og i noen tilfeller skissere hvordan det endelige formålet med prosjektet skal oppnås. I denne forstand gir referansevilkårene en blåkopi for prosjektet som gir innsatsen noe stoff og form, selv om det normalt er forventninger om at prosjektet vil oppleve noe vekst og endring underveis.
De nøyaktige elementene som er identifisert som referansevilkår vil variere noe fra prosjekt til prosjekt. Siden et prosjekt kan være en pågående innsats eller noe som er av relativt kort sikt, vil omfanget av aktiviteter som dekkes under disse vilkårene også variere. Enten prosjektet består av noe som ikke krever mer enn noen få komitemøter eller innebærer dannelse av en arbeidsgruppe som fungerer i flere år, er det noen få grunnleggende elementer som sannsynligvis vil bli inkludert.
Som grunnlag for referansevilkårene er definisjonen av hvorfor prosjektet implementeres i utgangspunktet. Dette betyr vanligvis å artikulere bakgrunnen og historien som leder frem til beslutningen om å danne komité eller arbeidsgruppe. Sammen med å lage dette grunnlaget vil referansevilkårene også omfatte utvikling av spesifikke mål og mål som komiteen vil søke å oppnå som en del av sitt arbeid. Innenfor rammen for å definere disse målene, er det ofte opprettelsen av visjon og misjonsuttalelser som bidrar til å gi en viss grad av fokus og form til det pågående arbeidet til komiteenes medlemmer.
Referansevilkårene vil også adressere andre faktorer som er viktige for suksessen til prosjektet. Dette inkluderer å identifisere hvem som vil være involvert i selve prosjektet, både når det gjelder aktivt å delta i komiteen og hvem som vil tilby støtte til det utvalget. Å identifisere ressursene som trengs for å nå målene er også en essensiell komponent i referansevilkårene. Dette inkluderer ressurser som økonomi, arbeidskraft og til og med materialer som kreves for å oppnå de ønskede målene.
En siste komponent i referansevilkårene har å gjøre med å etablere en tidslinje for fullføring av viktige oppgaver relatert til prosjektet. Ideen er å skape et middel for å måle fremoverbevegelsen til prosjektet gjennom innsatsen fra komiteens medlemmer. Når det tas som en helhet, hjelper referansevilkårene til å svare på spørsmålene om hvorfor prosjektet foregår, hva det håper å oppnå, hvordan målene skal oppnås og til og med når spesifikke oppgaver som er relevante for den endelige suksessen, vil bli fullført.