¿Qué es un planificador de eventos corporativos?
Un planificador de eventos corporativos puede ser esencial para planificar, prepararse, coordinar y administrar un evento corporativo. Algunos eventos son a gran escala y pueden costarle mucho dinero a una empresa. Los eventos a gran escala pueden requerir un equipo de planificadores. Otros eventos corporativos son de naturaleza más pequeña y es posible que solo necesiten una sola persona para planificar el evento.
Hay muchos tipos diferentes de eventos organizados por corporaciones. Algunos tienen necesidades culturales únicas para su evento y otros tienen una visión específica. Depende del planificador de eventos corporativos determinar qué tipo de evento quiere organizar el jefe corporativo. Por ejemplo, pueden querer un picnic familiar informal, una gala de corbata negra, una experiencia de carnaval única o una recaudación de fondos de celebridades.
Todas las decisiones importantes serán tomadas por el anfitrión corporativo; sin embargo, el planificador le dará al anfitrión algunas opciones. Por ejemplo, el planificador puede informar al anfitrión que un evento de recaudación de fondos de caridad puede llevarse a cabo en un hotel, un hito de la ciudad o en un centro de convenciones. El anfitrión elegirá una opción de lugar entre las opciones. Si el anfitrión elige tener el evento en un hotel, el planificador seleccionará una serie de opciones de hotel, nuevamente dando al anfitrión la oportunidad de tomar una decisión bien informada.
Una vez que se decide el tipo de evento, el planificador de eventos corporativo debe avanzar y negociar todos los aspectos del evento. Además de reservar el lugar, un planificador de eventos corporativos estará a cargo de todos los detalles. Seleccionar una empresa de catering, reservar el entretenimiento, organizar visitas locales, administrar la contabilidad del evento y configurar equipos audiovisuales puede ser responsabilidad del planificador. Además, si hay invitados de fuera de la ciudad para el evento, el planificador puede necesitar organizar arreglos de viaje, como pasajes aéreos y transporte terrestre, y ayudar a los invitados a obtener pasaporte o visas.
El día del evento, el planificador corporativo de eventos se asegurará de que todo fluya sin problemas. Cualquier problema técnico será manejado y resuelto por el planificador. Aunque puede ser estresante para el planificador, el anfitrión corporativo no debería sentir nada de estrés.
Contratar un organizador de eventos corporativos puede parecer un gasto innecesario al principio; sin embargo, en realidad puede ahorrarle dinero a una corporación. Si un miembro del personal tuviera que tomarse un tiempo de su día para planificar un evento, incluso uno a pequeña escala, sus deberes laborales podrían tener una prioridad más baja. Un planificador de eventos corporativos está capacitado para realizar innumerables llamadas telefónicas, reunirse con varios proveedores y finalizar arreglos detallados, lo que ahorra a los empleados corporativos la molestia.