Vad är en företagsevenemangsplanerare?
En företagsevenemangsplanerare kan vara avgörande för att planera, förbereda, samordna och hantera ett företagsevenemang. Vissa evenemang är i stor skala och kan kosta ett företag mycket pengar. Stora evenemang kan kräva ett team av planerare. Andra företagsevenemang har mindre karaktär och de kan behöva bara en enda person för att planera evenemanget.
Det finns många olika sorters evenemang som hålls av företag. Vissa har unika kulturella behov för deras evenemang och andra har en specifik vision. Det är upp till företagsevenemangsplaneraren att ta reda på vilken typ av händelse företagets chef vill vara värd. Till exempel kan de vilja ha en avslappnad familjepicknick, en svart slipsgala, en unik karnevalupplevelse eller en kändisinsamling.
Alla viktiga beslut kommer att fattas av företagets värd; planeraren kommer emellertid att ge värden några alternativ. Till exempel kan planeraren informera värden om att en välgörenhetshändelsefinansiering kan hållas på ett hotell, ett landmärke i staden eller på ett kongresscenter. Värden väljer ett platsalternativ från valen. Om värden väljer att ha evenemanget på ett hotell, väljer planeraren sedan en serie hotellval - återigen ger värden möjlighet att göra ett välinformerat val.
När en typ av händelse har beslutats måste företagets evenemangsplanerare gå vidare och förhandla om alla aspekter av evenemanget. Förutom att boka platsen kommer en företagsevenemangsplanerare att ansvara för alla detaljer. Att välja en restaurang, boka underhållningen, ordna lokala rundturer, hantera evenemangsredovisningen och ställa in ljud / visuell utrustning kan vara planerarens ansvar. Dessutom, om det finns gäster utanför staden för evenemanget, kan planeraren eventuellt behöva ställa in researrangemang, såsom flygbiljetter och marktransporter, och hjälpa gästerna att få pass eller visum.
På evenemangsdagen kommer företagets evenemangsplanerare att se till att allt flyter smidigt. Eventuella fel kommer att hanteras och lösas av planeraren. Även om det kan vara stressande för planeraren, bör företagets värd inte känna någon av stressen.
Att anställa en företagsevenemangsplanerare kan tyckas som en onödig kostnad först. Men det kan faktiskt spara ett företag pengar. Om en medarbetare var tvungen att ta tid från sin dag för att planera ett evenemang, till och med en i liten skala, kan hennes arbetsuppgifter ha lägre prioritet. En företagsevenemangsplanerare utbildas för att ringa otaliga telefonsamtal, träffa olika leverantörer och slutföra detaljerade arrangemang, rädda företagets anställda från krångel.