Wat is een bedrijfsevenementplanner?
Een bedrijfsevenementplanner kan essentieel zijn om een bedrijfsevenement te plannen, voor te bereiden, te coördineren en te beheren. Sommige evenementen zijn grootschalig en kunnen een bedrijf veel geld kosten. Voor grootschalige evenementen kan een team van planners nodig zijn. Andere bedrijfsevenementen zijn kleiner van aard en ze hebben misschien maar één persoon nodig om het evenement te plannen.
Er zijn veel verschillende soorten evenementen die door bedrijven worden gehouden. Sommigen hebben unieke culturele behoeften voor hun evenement en anderen hebben een specifieke visie. Het is aan de bedrijfsevenementplanner om erachter te komen wat voor soort evenement het bedrijfshoofd wil organiseren. Ze willen bijvoorbeeld een informele familiepicknick, een avondkledinggala, een unieke carnavalervaring of een fondsenwerving voor beroemdheden.
Alle belangrijke beslissingen worden genomen door de zakelijke gastheer; de planner geeft de gastheer echter een paar opties. De planner kan de gastheer bijvoorbeeld laten weten dat er een liefdadigheidsfonds kan worden gehouden in een hotel, een bezienswaardigheid in de stad of in een congrescentrum. De gastheer kiest een locatieoptie uit de keuzes. Als de gastheer ervoor kiest om het evenement in een hotel te houden, selecteert de planner vervolgens een reeks hotelkeuzes - opnieuw geeft de gastheer de mogelijkheid om een goed geïnformeerde keuze te maken.
Zodra het soort evenement is bepaald, moet de bedrijfsevenementplanner vooruitgaan en over alle aspecten van het evenement onderhandelen. Naast het reserveren van de locatie, zorgt een bedrijfsevenementplanner voor alle details. Het selecteren van een cateraar, het boeken van entertainment, het regelen van lokale rondleidingen, het beheren van de evenementboekhouding en het opzetten van audio / visuele apparatuur kunnen allemaal de verantwoordelijkheden van de planner zijn. Als er gasten buiten de stad zijn voor het evenement, moet de planner bovendien mogelijk reisarrangementen instellen, zoals vliegtickets en vervoer over de grond, en gasten helpen om een paspoort of visum te verkrijgen.
Op de dag van het evenement zorgt de bedrijfsevenementplanner ervoor dat alles soepel verloopt. Eventuele storingen worden afgehandeld en opgelost door de planner. Hoewel het stressvol kan zijn voor de planner, zou de zakelijke gastheer geen enkele stress moeten voelen.
In eerste instantie lijkt het inhuren van een bedrijfsevenementplanner onnodige kosten; het kan echter een bedrijf geld besparen. Als een personeelslid tijd uit haar dag zou moeten nemen om een evenement te plannen, zelfs op kleine schaal, kan haar taak een lagere prioriteit krijgen. Een bedrijfsevenementplanner is getraind om talloze telefoongesprekken te voeren, verschillende verkopers te ontmoeten en gedetailleerde afspraken te maken, waardoor de medewerkers van het bedrijf geen gedoe meer hebben.