O que é um planejador de eventos corporativos?
Um planejador de eventos corporativos pode ser essencial para planejar, preparar, coordenar e gerenciar um evento corporativo. Alguns eventos são em grande escala e podem custar muito à empresa. Eventos em grande escala podem exigir uma equipe de planejadores. Outros eventos corporativos são de natureza menor e podem precisar apenas de uma única pessoa para planejar o evento.
Existem muitos tipos diferentes de eventos realizados por empresas. Alguns têm necessidades culturais únicas para o evento e outros têm uma visão específica. Cabe ao planejador de eventos corporativos descobrir que tipo de evento o diretor corporativo deseja sediar. Por exemplo, eles podem querer um piquenique casual em família, uma gala de gravata preta, uma experiência única de carnaval ou um evento para arrecadar fundos para celebridades.
Todas as decisões importantes serão tomadas pelo host corporativo; no entanto, o planejador dará ao host algumas opções. Por exemplo, o planejador pode informar ao anfitrião que um evento de angariação de fundos para caridade pode ser realizado em um hotel, um ponto de referência da cidade ou em um centro de convenções. O anfitrião escolherá uma opção de local entre as opções. Se o anfitrião optar por realizar o evento em um hotel, o planejador selecionará uma série de opções de hotel - novamente dando ao host a oportunidade de fazer uma escolha bem informada.
Depois que o tipo de evento é decidido, o planejador corporativo deve avançar e negociar todos os aspectos do evento. Além de reservar o local, um organizador de eventos corporativos será responsável por todos os detalhes. Selecionar um fornecedor, reservar o entretenimento, organizar excursões locais, gerenciar a contabilidade do evento e configurar equipamento de áudio / visual podem ser todas as responsabilidades do planejador. Além disso, se houver convidados de fora da cidade para o evento, o planejador pode precisar organizar planos de viagem, como passagem aérea e transporte terrestre, e ajudar os hóspedes a obter passaporte ou vistos.
No dia do evento, o planejador corporativo garantirá que tudo corra bem. Quaisquer falhas serão tratadas e resolvidas pelo planejador. Embora possa ser estressante para o planejador, o host da empresa não deve sentir nenhum estresse.
A contratação de um planejador de eventos corporativos pode parecer uma despesa desnecessária a princípio; no entanto, pode realmente economizar o dinheiro de uma corporação. Se um membro da equipe tiver que tirar um tempo do dia para planejar um evento, mesmo que em pequena escala, suas funções no trabalho poderão ter uma prioridade mais baixa. Um planejador de eventos corporativos é treinado para fazer inúmeras chamadas telefônicas, reunir-se com vários fornecedores e finalizar acordos detalhados, poupando os funcionários da empresa do incômodo.