Hva er en bedriftsarrangementsplanlegger?
En bedriftsarrangementsplanlegger kan være avgjørende for å planlegge, forberede seg på, koordinere og administrere et bedriftsarrangement. Noen arrangementer er i stor skala og kan koste et selskap mye penger. Arrangementer i stor skala kan kreve et team av planleggere. Andre bedriftsarrangementer har mindre karakter, og de trenger kanskje bare en enkelt person til å planlegge arrangementet.
Det er mange forskjellige typer arrangementer som holdes av selskaper. Noen har unike kulturelle behov for arrangementet sitt, og andre har en spesifikk visjon. Det er opp til bedriftsarrangementet som planlegger å finne ut hva slags arrangement bedriftslederen ønsker å være vertskap for. De kan for eksempel ønske en uformell familiepiknik, en svart slipsgalla, en unik karnevalopplevelse eller en innsamlingsaksjon for kjendiser.
Alle viktige avgjørelser vil bli tatt av bedriftsverten; planleggeren vil imidlertid gi verten et par alternativer. For eksempel kan planleggeren informere verten om at et veldedighetsinnsamlingsarrangement kan holdes på et hotell, et landemerke i byen eller på et konferansesenter. Verten vil velge ett sted alternativ fra valgene. Hvis verten velger å ha arrangementet på et hotell, vil planleggeren deretter velge en serie hotellvalg - igjen gi verten muligheten til å ta et velinformert valg.
Når den type begivenhet er bestemt, må bedriftsarrangementsplanleggeren komme videre og forhandle om alle aspekter av arrangementet. I tillegg til å reservere lokalet, vil en bedriftsarrangementsplanlegger ha ansvaret for alle detaljene. Det er planleggerens ansvar å velge en catering, bestille underholdningen, arrangere lokale turer, administrere arrangementets regnskap og sette opp lyd / visuelt utstyr. I tillegg, hvis det er gjester utenfor byen for arrangementet, kan planleggeren kanskje trenge å sette opp reisearrangementer, for eksempel flybillett og transport på bakken, og hjelpe gjestene med å skaffe pass eller visum.
På begivenhetsdagen vil bedriftsarrangementsplanleggeren sørge for at alt flyter jevnt. Eventuelle feil vil bli håndtert og løst av planleggeren. Selv om det kan være stressende for planleggeren, bør bedriftsverten ikke føle noe av stresset.
Å ansette en bedriftsarrangementsplanlegger kan virke en unødvendig utgift med det første; Imidlertid kan det faktisk spare et selskap penger. Hvis et medlem av personalet måtte ta seg tid ut av dagen sin for å planlegge en hendelse, til og med en i liten skala, kan jobben hennes ha lavere prioritet. En bedriftsarrangementsplanlegger er opplært til å ringe utallige telefonsamtaler, møte forskjellige leverandører og ferdigstille detaljerte ordninger, og redde de ansatte i selskapet fra bryet.