¿Qué hace un coordinador de la conferencia?
Un coordinador de la conferencia, también conocido como planificador de reuniones y convenciones, hace lo que sea necesario para facilitar la organización y los arreglos para reuniones, conferencias y otros eventos especiales. Típicamente son responsables de comunicarse con todo tipo de empresas y audiencias que necesitan a alguien para organizar un evento. Planificar, coordinar e incluso dirigir los detalles de las conferencias o cualquier otro tipo de evento especial es una parte crítica de este trabajo. Los presupuestos, los contratos de proveedores y los arreglos de viaje también pueden ser el trabajo de un coordinador de la conferencia. Las horas de trabajo para aquellos en este puesto generalmente duran más de 40 horas a la semana e incluso pueden requerir trabajar a altas horas de la noche o horas de fin de semana.
Los coordinadores de la conferencia pueden contactar a organizaciones patrocinadoras y igualarlas con la mejor audiencia más receptiva. Los coordinadores deben tener una comprensión básica de las empresas u organizaciones que patrocinan las conferencias. Parte del éxito de un coordinador de la conferencia depende de suCapacidad para comprender la impresión de que una empresa desea comunicarse y entregarla a aquellos que lo recibirán mejor. Por ejemplo, un coordinador de la conferencia puede contactar a un grupo de investigación del cáncer que quiere promocionar sus últimos hallazgos con varios grupos de sobrevivientes de cáncer en una región específica del país. Reunir a estos dos grupos es uno de los deberes más importantes de un coordinador de la conferencia.
Debido a la preparación necesaria para un evento, los coordinadores de la conferencia generalmente trabajan bajo presión extrema y limitaciones limitadas. Esto requiere una gran paciencia y la capacidad de mantener la compostura y la presencia profesional mientras continúa trabajando en condiciones difíciles. Un coordinador de la conferencia necesita establecer rápidamente una relación de trabajo con una gran cantidad de proveedores y proveedores de servicios locales para planificar y realizar con éxito todas las tareas NECessary para producir un resultado favorable para cualquier conferencia.
Las habilidades organizativas excepcionales son necesarias para que un coordinador de la conferencia funcione con éxito. Un coordinador de la conferencia es responsable de los acuerdos logísticos y administrativos asociados con un evento, por lo que puede comunicarse con muchos tipos diferentes de personas, incluidos ejecutivos altamente ubicados, varios proveedores de servicios, proveedores, técnicos y asistentes a la conferencia. La capacidad de hacer acuerdos y negociar contratos de servicios mientras se trabaja dentro de un presupuesto predeterminado es una gran parte de este trabajo.
Los coordinadores de la conferencia gastan una buena parte de su tiempo en el teléfono, elaborando detalles para las conferencias que están planeando. Cuando no están en su oficina, generalmente trabajan en el sitio en un hotel, centro de convenciones u otro lugar de conferencias. Dependiendo del tipo y tamaño de las empresas para las que trabajan, los coordinadores pueden viajar ampliamente.
es requisito de viaje mínimoED para organizaciones o eventos locales, pero trabajar con una compañía más grande con oficinas internacionales puede requerir viajar al extranjero. Las horas de trabajo son típicamente irregulares y pueden ir más allá de la típica semana laboral de 40 horas. Las tareas de después de las horas y el trabajo de fin de semana pueden ser típicos, especialmente durante las conferencias mismas.