¿Qué hace un coordinador de conferencia?
Un coordinador de la conferencia, también conocido como planificador de reuniones y convenciones, hace todo lo necesario para facilitar la organización y los arreglos para las reuniones, conferencias y otros eventos especiales. Por lo general, son responsables de comunicarse con todo tipo de empresas y audiencias que necesitan a alguien para organizar un evento. Planear, coordinar e incluso dirigir los detalles de conferencias o cualquier otro tipo de evento especial es una parte crítica de este trabajo. Presupuestos, contratos con proveedores y arreglos de viaje también pueden ser el trabajo de un coordinador de conferencia. Las horas de trabajo para aquellos en esta posición generalmente duran más de 40 horas a la semana e incluso pueden requerir horas de trabajo nocturnas o de fin de semana.
Los coordinadores de la conferencia pueden contactar a las organizaciones patrocinadoras y relacionarlas con la audiencia más receptiva. Los coordinadores deben tener una comprensión básica de las empresas u organizaciones que patrocinan las conferencias. Parte del éxito del coordinador de una conferencia depende de su capacidad para comprender la impresión de que una empresa desea comunicarse y entregarla a quienes mejor la reciban. Por ejemplo, un coordinador de la conferencia puede contactar a un grupo de investigación del cáncer que quiera promocionar sus últimos hallazgos con varios grupos sobrevivientes de cáncer en una región específica del país. Reunir a estos dos grupos es una de las tareas más importantes de un coordinador de conferencia.
Debido a la preparación necesaria para un evento, los coordinadores de la conferencia generalmente trabajan bajo presión extrema y limitaciones de tiempo limitadas. Esto requiere mucha paciencia y la capacidad de mantener la compostura y la presencia profesional mientras se continúa trabajando en condiciones difíciles. Un coordinador de la conferencia necesita establecer rápidamente una relación de trabajo con un gran número de proveedores locales y proveedores de servicios para planificar y llevar a cabo con éxito todas las tareas necesarias para producir un resultado favorable para cualquier conferencia.
Se necesitan habilidades organizativas excepcionales para que un coordinador de conferencia funcione con éxito. Un coordinador de la conferencia es responsable de los arreglos logísticos y administrativos asociados con un evento, por lo que puede comunicarse con muchos tipos diferentes de personas, incluidos ejecutivos altamente calificados, diversos proveedores de servicios, proveedores, técnicos y asistentes a la conferencia. La capacidad de hacer tratos y negociar contratos de servicios mientras se trabaja dentro de un presupuesto predeterminado es una gran parte de este trabajo.
Los coordinadores de la conferencia dedican gran parte de su tiempo al teléfono, elaborando detalles para las conferencias que planean. Cuando no están en su oficina, generalmente trabajan en el sitio en un hotel, centro de convenciones u otro lugar de conferencias. Dependiendo del tipo y tamaño de las compañías para las que trabajan, los coordinadores pueden viajar extensamente.
Se requiere un viaje mínimo para organizaciones o eventos locales, pero trabajar con una empresa más grande con oficinas internacionales puede requerir viajar al extranjero. Las horas de trabajo suelen ser irregulares y pueden ir más allá de la típica semana laboral de 40 horas. Las tareas fuera del horario laboral y el trabajo de fin de semana pueden ser típicas, especialmente durante las propias conferencias.