Hvad gør en konferencekoordinator?
En konferencekoordinator, også kendt som et møde- og konventionsplanlægger, gør alt, hvad der er nødvendigt for at gøre det lettere at organisere og arrangere møder, konferencer og andre specielle begivenheder. De er typisk ansvarlige for at kommunikere med alle typer virksomheder og målgrupper, der har brug for nogen til at arrangere en begivenhed. Planlægning, koordinering og endda styring af detaljerne på konferencer eller enhver anden type speciel begivenhed er en kritisk del af dette job. Budgetter, leverandørkontrakter og rejsearrangementer kan også være jobbet som en konferencekoordinator. Arbejdstid for dem i denne position løber typisk over 40 timer om ugen og kan muligvis endda kræve arbejde sent om aftenen eller weekendtimerne.
Konferencekoordinatorer kan kontakte sponsorerende organisationer og matche dem til det bedste, mest modtagelige publikum. Koordinatorer skal have en grundlæggende forståelse af de virksomheder eller organisationer, der sponsorerer konferencerne. En del af en konferences koordinators succes hænger sammen med hans eller hendes evne til at forstå det indtryk, at en virksomhed ønsker at kommunikere og levere den til dem, der bedst modtager det. For eksempel kan en konferencekoordinator kontakte en kræftforskningsgruppe, der ønsker at give deres seneste fund med flere kræftoverlevende grupper i en bestemt region i landet. At samle disse to grupper er en af de vigtigste opgaver for en konferencekoordinator.
På grund af den forberedelse, der er nødvendig til en begivenhed, arbejder konferencekoordinatorer typisk under ekstremt pres og begrænsede tidsbegrænsninger. Dette kræver meget tålmodighed og evnen til at bevare ro og professionel tilstedeværelse, mens du fortsætter med at arbejde under vanskelige forhold. En konferencekoordinator skal hurtigt etablere et samarbejde med et stort antal lokale leverandører og tjenesteudbydere for med succes at planlægge og gennemføre alle opgaver, der er nødvendige for at give et gunstigt resultat for enhver konference.
Ekstraordinære organisatoriske færdigheder er nødvendige for, at en konferencekoordinator kan fungere med succes. En konferencekoordinator er ansvarlig for de logistiske og administrative arrangementer, der er forbundet med en begivenhed, så han eller hun kan kommunikere med mange forskellige typer mennesker, herunder højt placerede ledere, forskellige serviceleverandører, leverandører, teknikere og konference deltagere. Evnen til at indgå aftaler og forhandle kontrakter om tjenester, mens du arbejder inden for et forudbestemt budget, er en stor del af dette job.
Konferencekoordinatorer bruger en hel del af deres tid på telefon og arbejder på detaljer til de konferencer, de planlægger. Når de ikke er på deres kontor, arbejder de typisk på stedet på et hotel, kongrescenter eller et andet konferencested. Afhængigt af typen og størrelsen på de virksomheder, de arbejder for, kan koordinatorer rejse meget.
Minimal rejse er påkrævet for lokale organisationer eller begivenheder, men at arbejde med et større firma med internationale kontorer kan kræve rejse til udlandet. Arbejdstid er typisk uregelmæssig og kan gå ud over den typiske 40-timers arbejdsuge. Arbejdspladser og weekendarbejde kan være typiske, især under selve konferencerne.