Was macht ein Konferenzkoordinator?
Ein Konferenzkoordinator, der auch als Tagungs- und Kongressplaner bezeichnet wird, unternimmt alles Notwendige, um die Organisation und Organisation von Tagungen, Konferenzen und anderen Sonderveranstaltungen zu erleichtern. Sie sind in der Regel für die Kommunikation mit allen Arten von Unternehmen und Zielgruppen verantwortlich, die jemanden für die Organisation einer Veranstaltung benötigen. Das Planen, Koordinieren und sogar Leiten der Details von Konferenzen oder anderen besonderen Ereignissen ist ein kritischer Bestandteil dieser Aufgabe. Budgets, Verkäuferverträge und Reisearrangements können auch die Aufgabe eines Konferenzkoordinators sein. Die Arbeitszeiten für Mitarbeiter in dieser Position betragen in der Regel mehr als 40 Stunden pro Woche, und es kann sogar erforderlich sein, bis spät in die Nacht oder am Wochenende zu arbeiten.
Konferenzkoordinatoren können Sponsoring-Organisationen kontaktieren und sie dem besten und empfänglichsten Publikum zuordnen. Die Koordinatoren müssen ein grundlegendes Verständnis der Unternehmen oder Organisationen haben, die die Konferenzen sponsern. Ein Teil des Erfolgs eines Konferenzkoordinators hängt von seiner Fähigkeit ab, den Eindruck zu verstehen, dass ein Unternehmen kommunizieren möchte, und ihn denjenigen zukommen zu lassen, die ihn am besten erhalten. Beispielsweise kann sich ein Konferenzkoordinator an eine Krebsforschungsgruppe wenden, die ihre neuesten Erkenntnisse mit mehreren Krebsüberlebendengruppen in einer bestimmten Region des Landes bekannt machen möchte. Das Zusammenbringen dieser beiden Gruppen ist eine der wichtigsten Aufgaben eines Konferenzkoordinators.
Aufgrund der für eine Veranstaltung erforderlichen Vorbereitung arbeiten die Konferenzkoordinatoren in der Regel unter extremem Druck und zeitlichen Einschränkungen. Dies erfordert viel Geduld und die Fähigkeit, Gelassenheit und professionelle Präsenz zu bewahren und gleichzeitig unter schwierigen Bedingungen weiterzuarbeiten. Ein Konferenzkoordinator muss schnell eine Arbeitsbeziehung mit einer großen Anzahl lokaler Anbieter und Dienstleister aufbauen, um alle Aufgaben erfolgreich planen und durchführen zu können, die erforderlich sind, um für eine Konferenz ein günstiges Ergebnis zu erzielen.
Ein Konferenzkoordinator benötigt außergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten, um erfolgreich zu funktionieren. Ein Konferenzkoordinator ist für die mit einer Veranstaltung verbundenen logistischen und administrativen Vorkehrungen verantwortlich, sodass er oder sie mit vielen verschiedenen Arten von Personen kommunizieren kann, darunter hochrangige Führungskräfte, verschiedene Dienstleister, Lieferanten, Techniker und Konferenzteilnehmer. Die Möglichkeit, Geschäfte abzuschließen und Verträge für Dienstleistungen auszuhandeln, während das vorgegebene Budget eingehalten wird, ist ein großer Teil dieser Aufgabe.
Konferenzkoordinatoren verbringen einen Großteil ihrer Zeit am Telefon und erarbeiten Einzelheiten zu den geplanten Konferenzen. Wenn sie nicht in ihrem Büro sind, arbeiten sie normalerweise vor Ort in einem Hotel, Kongresszentrum oder einem anderen Konferenzort. Je nach Art und Größe der Unternehmen, für die sie arbeiten, reisen die Koordinatoren möglicherweise viel.
Für lokale Organisationen oder Veranstaltungen ist nur eine minimale Anzahl von Reisen erforderlich. Für die Arbeit mit einem größeren Unternehmen mit internationalen Niederlassungen ist jedoch möglicherweise eine Auslandsreise erforderlich. Die Arbeitszeiten sind in der Regel unregelmäßig und können über die typische 40-Stunden-Woche hinausgehen. Feierabend und Wochenendarbeit können typisch sein, besonders während der Konferenzen.