¿Qué es una lista de selección?

También conocida como lista de selección, una lista de selección es un documento que a menudo se utiliza para extraer artículos particulares en cantidades específicas de un inventario. Los artículos extraídos se enrutan a un piso de producción para su uso en un esfuerzo de fabricación o para cumplir con un pedido realizado por un cliente. Si bien los detalles que se encuentran en una lista de selección varían, la información suele ser suficiente para documentar la actividad, de modo que los sistemas de seguimiento dentro de la estructura operativa general del negocio se actualizan para reflejar los desembolsos del inventario.

Cuando se utiliza una lista de selección para localizar y extraer mercancías para cumplir con un pedido realizado por un cliente, la lista a menudo actúa como la autorización para eliminar las mercancías del inventario. Una vez que la lista se usa para ubicar físicamente y mover los productos al área de cumplimiento de pedidos, esa misma lista se puede usar para actualizar los registros de inventario. Con algunos sistemas, la lista de selección se genera realmente en la base de datos de inventario, colocando los artículos pedidos en un patrón de espera hasta que se confirme que los productos se han retirado y ahora están en posesión del departamento de cumplimiento de pedidos. En ese momento, los detalles de la lista de selección coincidirán con la orden de compra del cliente y se generará una lista de empaque para acompañar a los productos pedidos a su destino.

De manera similar, se puede generar una lista de selección para extraer elementos específicos para su uso interno, como en una planta de producción. Con esta aplicación, las líneas de pedido en la lista a menudo se crean utilizando los detalles que se encuentran en un formulario de solicitud departamental. Al igual que con el cumplimiento de los pedidos de los clientes, los artículos se extraen y se enrutan al departamento que realiza la solicitud, transfiriendo tanto las cantidades como los costos a ese departamento. Una vez que se acusa recibo de los artículos, se deducen del stock de inventario, lo que hace posible mantener siempre un inventario preciso de los bienes que están disponibles y cuándo ciertos artículos deben ser reordenados por los proveedores.

Es posible utilizar una lista de selección en casi cualquier tipo de entorno empresarial. Incluso las oficinas pueden usar listas de este tipo para solicitar suministros de oficina de un área central de suministros dentro de la empresa, o hacer uso de la lista de selección para obtener artículos para entregar a los clientes que los ordenan. Como una herramienta que ayuda a crear un rastro de documentos para transacciones internas y externas, el valor de la lista no puede ser sobrestimado.