Qu'est-ce qu'une offre écrite?
L’écriture des offres est un élément nécessaire de la survie et de l’existence de nombreuses entreprises. Les entreprises doivent gagner des offres pour rester en affaires et les offres se font par la rédaction des offres. Les sources de financement auxquelles les offres sont soumises sont limitées, une bonne offre écrite est donc indispensable. Sécuriser ces fonds pour une entreprise est également un processus difficile et compétitif, car toutes les entreprises ont besoin d’argent à un moment ou à un autre.
La rédaction des offres est une compétence qui peut être affinée et renforcée avec le temps et la pratique. Certaines entreprises ont leurs propres rédacteurs d'offres au sein de l'entreprise, tandis que d'autres utilisent des services qui rédigent des offres, des demandes de propositions et des modèles d'offres. La demande de proposition (RFP) est un document faisant partie du processus d'appel d'offres utilisé pour soumettre une proposition pour un service spécifique. Un modèle de demande de proposition est généralement similaire à un modèle d'offre ou à un modèle de proposition générale. Il s’agit de formats de base que le rédacteur d’offre peut utiliser comme point de départ pour ensuite adapter le style et le langage d’écriture à la société qu’il représente.
Étant donné que la rédaction des offres doit généralement être effectuée dans des délais serrés pour garantir les fonds nécessaires, les entreprises se tournent souvent vers des services de rédaction pour rédiger les offres. Ces services incluront souvent des consultations, un questionnaire de pré-qualification, la demande de propositions, une soumission d’appel d’offres (ITT), la relecture, la révision, la recherche, la préparation de tous les documents et la formation en présentation. Parfois, l'entreprise doit présenter son offre avant le groupe fournissant le financement. L’organisation qui s’occupe de la rédaction de la candidature est souvent disposée à proposer à la société des sessions de formation sur les meilleures tactiques et stratégies à utiliser lors de la présentation de la candidature.
Avant que l’écriture des offres ne puisse avoir lieu, une entreprise doit rassembler tous ses enregistrements et données financiers, y compris les déclarations fiscales et les informations relatives à la paie. Vous devez également vous procurer un formulaire de candidature et une fiche de proposition de candidature décrivant toutes les règles à suivre dans la candidature. La personne ou l'organisation qui rédige l'offre doit également prendre en compte les rapports d'inspection. Souvent, les offres ne seront même pas prises en compte à moins que l’offre ne contienne un rapport d’inspection approprié de l’immeuble ou du bureau à partir duquel l’offre est émise.
Tous les termes de l'offre doivent être explicitement décrits dans le document car la correspondance verbale n'est pas toujours honorée. Le meilleur conseil pour la rédaction d'une offre est de s'en occuper tôt. N'attendez pas que la date limite approche, car la soumission sera précipitée et les évaluateurs le remarqueront. Les offres doivent être bien planifiées. Pour ce faire, il est souvent préférable d’utiliser un plan avant l’écriture. Assurez-vous que l'écriture est convaincante et attrayante, car les offres les plus retenues attirent immédiatement l'attention des lecteurs.