Qu'est-ce qu'un pool de coûts?
Également appelés centres de coûts, les pools de coûts sont des groupes de coûts associés qui se rapportent tous à un produit ou à un service spécifique. De nombreuses entreprises, ainsi que des établissements d’enseignement supérieur, utilisent le pool de coûts pour suivre les dépenses liées à un projet ou à un département spécifique. L’idée de base du pool est d’associer les coûts directs et indirects à un inducteur de coûts particulier, ce qui facilite beaucoup la détermination du montant total des dépenses liées à l’exploitation du département ou à la réalisation d’un projet donné.
Bien que la structure exacte d'un pool de coûts varie, la plupart des entreprises préfèrent créer des séquences numériques pouvant ensuite être affectées à un projet spécifique. Le groupe de coûts individuel comporte souvent jusqu'à dix chiffres dans la séquence, certains groupes de ces chiffres étant utilisés pour renvoyer au projet. Par exemple, les quatre premiers chiffres du pool de coûts peuvent identifier un service spécifique travaillant sur le projet, tandis que les deux suivants identifient le projet lui-même. Les quatre derniers chiffres concerneraient un sous-groupe spécifique de dépenses associées au projet, telles que les coûts de communication.
La création d'un pool de coûts permet d'associer rapidement une dépense au bon département et au bon projet. Pour cette raison, il n'est pas rare qu'un client professionnel fournisse à un fournisseur un numéro de centre de coûts ou de pool spécifique à référencer sur la facture pour les biens ou services fournis. La séquence de caractères constituant le pool fournit au service de la comptabilité les informations nécessaires pour imputer les coûts au poste approprié dans les enregistrements comptables.
Un pool de coûts peut être utilisé pour suivre l’ensemble des dépenses souhaitées. Par exemple, un directeur des ventes national pourrait affecter des centres de coûts ou des pools à chacune des régions de vente relevant de sa juridiction, ce qui permettrait de ventiler les dépenses de la division en fonction de la zone géographique. Les pools de coûts peuvent également être utilisés pour identifier des groupes de dépenses spécifiques liés à un projet unique, ce qui permet d'identifier facilement le montant dépensé en fournitures de bureau, ce qui a été dépensé pour les besoins en télécommunications, comme les téléconférences, et le budget alloué au projet. passé à mener des enquêtes auprès des consommateurs.
Lorsqu'il est utilisé au mieux, un pool de coûts simplifie grandement la tâche de comptabilité. La séquence de caractères facilite l'association de diverses dépenses à un projet donné, sans qu'il soit nécessaire de passer beaucoup de temps à rechercher comment appliquer la charge. Tant que le service comptable sait quel centre a été affecté à quel département ou projet, il est possible d'appliquer les charges rapidement et efficacement.