Was ist ein Kostenpool?
Auch als Kostenstellen bezeichnet, sind Kostenpools Gruppen zugehöriger Kosten, die sich alle auf eine bestimmte Art und Weise auf ein bestimmtes Produkt oder eine bestimmte Dienstleistung beziehen. Viele Unternehmen und Hochschulen nutzen den Kostenpool, um die Ausgaben für ein bestimmtes Projekt oder eine bestimmte Abteilung zu erfassen. Die Idee hinter dem Pool ist es, direkte und indirekte Kosten mit einem bestimmten Kostentreiber in Verbindung zu bringen, wodurch es viel einfacher wird, den Gesamtbetrag der Ausgaben zu bestimmen, die mit dem Betrieb der Abteilung oder dem Abschluss eines bestimmten Projekts verbunden sind.
Während die genaue Struktur eines Kostenpools variiert, bevorzugen die meisten Organisationen die Erstellung numerischer Sequenzen, die dann einem bestimmten Projekt zugewiesen werden können. Häufig besteht der einzelne Kostenpool aus bis zu zehn Ziffern in der Sequenz, wobei bestimmte Gruppen dieser Ziffern verwendet werden, um sich auf das Projekt zu beziehen. Beispielsweise können die ersten vier Ziffern des Kostenpools eine bestimmte Abteilung identifizieren, die an dem Projekt arbeitet, während die nächsten beiden das Projekt selbst identifizieren. Die letzten vier Ziffern beziehen sich auf eine bestimmte Untergruppe der mit dem Projekt verbundenen Ausgaben, z. B. Kommunikationskosten.
Die Erstellung eines Kostenpools ermöglicht es, eine Ausgabe schnell der richtigen Abteilung und dem richtigen Projekt zuzuordnen. Aus diesem Grund ist es nicht ungewöhnlich, dass ein Geschäftskunde einem Lieferanten eine bestimmte Kostenstellen- oder Poolnummer zur Verfügung stellt, auf die er auf der Rechnung für die gelieferten Waren oder Dienstleistungen Bezug nimmt. Die Zeichenfolge, aus der sich der Pool zusammensetzt, liefert der Buchhaltungsabteilung die Informationen, die erforderlich sind, um die Kosten innerhalb der Buchhaltungsunterlagen auf die richtige Position zurückzubuchen.
Ein Kostenpool kann verwendet werden, um alle gewünschten Ausgaben zu verfolgen. Ein nationaler Vertriebsleiter könnte beispielsweise jeder Vertriebsregion, für die er zuständig ist, Kostenstellen oder Pools zuweisen, um die Spartenaufwendungen nach geografischen Regionen aufschlüsseln zu können. Kostenpools können auch verwendet werden, um bestimmte Gruppen von Ausgaben zu identifizieren, die sich auf ein einzelnes Projekt beziehen. Auf diese Weise lässt sich leicht ermitteln, wie viel für Büromaterial ausgegeben wurde, wie viel für Telekommunikationsanforderungen wie Telefonkonferenzen ausgegeben wurde und wie viel für das Projektbudget aufgewendet wurde Ausgaben für die Durchführung von Verbraucherumfragen.
Wenn ein Kostenpool optimal genutzt wird, vereinfacht er die Buchhaltungsaufgabe erheblich. Die Zeichenfolge erleichtert das Verknüpfen verschiedener Ausgaben mit einem bestimmten Projekt, ohne dass viel Zeit für die Erhebung der Gebühr aufgewendet werden muss. Solange die Buchhaltung weiß, welches Zentrum welcher Abteilung oder welchem Projekt zugeordnet wurde, ist es möglich, die Gebühren schnell und effizient anzuwenden.