Vad är en kostnadspool?
Kostnadspooler, även kända som kostnadscentra, är grupper av tillhörande kostnader som alla hänför sig till en specifik produkt eller tjänst på något sätt. Många företag samt institutioner för högre utbildning använder sig av kostnadspoolen för att spåra utgifter relaterade till ett specifikt projekt eller avdelning. Tanken bakom poolen är att associera direkta och indirekta kostnader med en viss kostnadsdrivare, vilket gör det mycket lättare att bestämma det totala kostnadsbeloppet som är involverat i driften av avdelningen eller slutförandet av ett visst projekt.
Medan den exakta strukturen för en kostnadspool varierar föredrar de flesta organisationer att skapa numeriska sekvenser som sedan kan tilldelas ett specifikt projekt. Ofta kommer den individuella kostnadspoolen att ha upp till tio siffror i sekvensen, med vissa grupper av de siffrorna som används för att relatera tillbaka till projektet. Till exempel kan de första fyra siffrorna i kostnadspoolen identifiera en specifik avdelning som arbetar med projektet, medan de två kommande identifierar själva projektet. De sista fyra siffrorna skulle relatera till en specifik undergrupp av utgifter förknippade med projektet, till exempel kommunikationskostnader.
Skapandet av en kostnadspool gör det möjligt att snabbt koppla en kostnad till rätt avdelning och projekt. Av detta skäl är det inte ovanligt att en företagskund tillhandahåller en leverantör ett specifikt kostnadscentrum eller poolnummer för att referera på fakturan för de levererade varorna eller tjänsterna. Sekvensen med tecken som utgör poolen förser redovisningsavdelningen den information som krävs för att ta ut kostnaderna tillbaka till höger rad i bokföringsposterna.
En kostnadspool kan användas för att spåra alla önskade uppsättningar av utgifter. Till exempel kan en nationell försäljningsdirektör tilldela kostnadscentra eller pooler till var och en av försäljningsregionerna under hans eller hennes jurisdiktion, vilket gör det möjligt att dela upp fördelningskostnader baserade på geografiskt område. Kostnadspooler kan också användas för att identifiera specifika grupper av utgifter relaterade till ett enda projekt, vilket gör det möjligt att enkelt identifiera hur mycket som har spenderats på kontorsmaterial, vad som spenderades på telekommunikationsbehov som konferenssamtal och hur mycket av projektbudgeten spenderat på att genomföra konsumentundersökningar.
När det används till bästa fördel förenklar en kostnadspool kraftigt bokföringsuppgiften. Teckenföljden gör det enkelt att koppla olika utgifter till ett visst projekt utan att behöva spendera mycket tid på att undersöka hur man ska tillämpa avgiften. Så länge redovisningsavdelningen vet vilket centrum som har tilldelats vilken avdelning eller projekt, är det möjligt att tillämpa avgifterna snabbt och effektivt.