Que fait un greffier municipal?
Un greffier est le responsable des fonctions administratives d'une ville. Son travail consiste à maintenir les opérations quotidiennes avec efficacité et précision. Il soutient normalement le directeur municipal, le maire, le conseil municipal et tout autre membre du personnel directement impliqué dans la gestion de la ville.
En plus de la maintenance de tous les dossiers et registres officiels, le greffier supervise également régulièrement les opérations fiscales, telles que le paiement des vendeurs et des fournisseurs. Il est généralement tenu de préparer des budgets, d'examiner l'exactitude et la validité des dépenses et de soumettre des demandes de révision de budget au directeur municipal. Les fonds de la petite caisse destinés aux dépenses générales de bureau relèvent normalement de sa responsabilité.
Si la structure administrative de la ville comprend un conseil municipal et un maire, le greffier municipal est généralement tenu de préparer l'ordre du jour de chacune de ses réunions et d'informer les commissions municipales si leur contribution est requise pour certains points de l'ordre du jour. Ces commissions incluent souvent les commissions de planification et d'impact sur l'environnement, ainsi que le comité d'examen de la conception et le conseil des travaux publics. Le greffier assemble habituellement les dossiers de l'ordre du jour et les distribue aux membres du conseil. Les procès-verbaux des réunions sont habituellement enregistrés et édités par le greffier et distribués aux membres du conseil une fois les travaux terminés.
Lorsque la ville organise des élections, le greffier municipal est souvent chargé des détails des élections municipales. Cela comprend généralement la préparation et la vérification des informations relatives au vote et la distribution des votes par courrier ou à l'hôtel de ville. La nomination et la formation des agents électoraux font souvent partie de son travail, de même que le comptage et la vérification des résultats des élections.
Lorsque des codes municipaux ou des chartes municipales sont modifiés, le greffier est généralement tenu de veiller à ce que les actions en justice soient correctement notifiées dans les journaux locaux. Si des audiences publiques sur des questions touchant les citoyens sont organisées, il est généralement tenu de publier les avis de réunion en temps utile. Tous les dossiers et documents historiques concernant le gouvernement de la ville sont généralement conservés dans un endroit sûr et sécurisé par le greffier de la ville.
Le greffier municipal est normalement chargé de la sélection, de l’embauche et de la gestion de son personnel d’appui. Si des bâtiments ou des propriétés de la ville nécessitent des réparations ou un entretien, les avis de candidature publics et leur traitement sont généralement gérés par le greffier municipal. Les contrats conclus avec les entrepreneurs gagnants sont généralement supervisés par le commis.
Les qualifications requises pour un poste de greffier municipal incluent généralement un diplôme d'études secondaires ou l'équivalent. La plupart des villes préfèrent un baccalauréat en administration des affaires ou dans un domaine connexe. Expérience en gestion de bureau ou en soutien administratif est un atout. Des compétences organisationnelles exemplaires sont généralement nécessaires pour assumer le large éventail de responsabilités d'un greffier municipal.