Que fait un greffier municipal?
Un greffier de la ville est la personne responsable des fonctions administratives d'une ville. Son travail consiste à maintenir les opérations quotidiennes en cours d'exécution efficace et avec précision. Il soutient normalement le directeur municipal ainsi que le maire, le conseil municipal et tout autre personnel directement impliqué dans la gestion de la ville.
En plus de la maintenance de tous les fichiers et dossiers officiels, le greffier supervise également régulièrement les opérations fiscales, telles que le paiement des vendeurs et des fournisseurs. Il est généralement tenu de préparer les budgets, d'examiner l'exactitude et la validité des dépenses et de soumettre des demandes de révisions budgétaires au directeur municipal. Les petits fonds de trésorerie pour les dépenses générales des bureaux sont normalement sa responsabilité.
Si la structure du gouvernement de la ville comprend un conseil municipal et un maire, le greffier de la ville est généralement tenu de préparer les agendas pour chacune de leurs réunions et d'informer les commissions de la ville si leur contribution est requise pour certains éléments de l'ordre du jour. Ces commissions incluent souvent la planification et l'environnementCommissions d'impact mental ainsi que le Conseil Review Board et le Public Works Council. Le greffier rassemble habituellement les paquets de l'ordre du jour et les distribue aux membres du conseil. Les procès-verbaux des réunions sont généralement enregistrés et édités par le greffier et distribués aux membres du Conseil à la fin.
Lorsque la ville organise des élections, le greffier de la ville est souvent en charge des détails des élections municipales. Cela comprend généralement la préparation et la vérification des informations de vote et la distribution des bulletins de vote par courrier ou à l'hôtel de ville. La nomination et la formation des élections font souvent partie de son travail, ainsi que le comptage et la vérification des résultats des élections.
Lorsque les codes municipaux ou les chartes de la ville sont modifiés, le greffier est généralement tenu de garantir que les notifications appropriées des actions sont publiées dans les journaux locaux. Si des audiences publiques sur des questions qui affectent les citoyensont lieu, il est habituellement prévu de publier des avis des réunions en temps opportun. Tous les dossiers et dossiers historiques concernant le gouvernement de la ville sont traditionnellement entretenus dans un endroit sûr et sécurisé par le greffier de la ville.
Le greffier de la ville est normalement chargé de dépister, d'embaucher et de gérer son personnel de soutien. Si les bâtiments ou les propriétés de la ville nécessitent des réparations ou de l'entretien, les notifications publiques et le traitement des enchères sont généralement administrées par le greffier de la ville. Les contrats conclus avec les entrepreneurs gagnants sont généralement supervisés par le greffier.
Les qualifications pour un poste de greffier municipal comprennent généralement un diplôme d'études secondaires ou l'équivalent. La plupart des villes préfèrent un baccalauréat en administration des affaires ou un domaine connexe. L'expérience en gestion de bureau ou en soutien administratif est un plus. Des compétences organisationnelles exemplaires sont généralement nécessaires pour gérer le large éventail de responsabilités d'un greffier municipal.