Was macht ein Stadtschreiber?
Ein Stadtschreiber ist die Person, die für die Verwaltungsfunktionen einer Stadt zuständig ist. Seine Aufgabe ist es, den täglichen Betrieb effizient und präzise zu gestalten. Normalerweise unterstützt er den Stadtverwalter sowie den Bürgermeister, den Stadtrat und alle anderen Mitarbeiter, die direkt an der Verwaltung der Stadt beteiligt sind.
Neben der Verwaltung aller amtlichen Akten und Aufzeichnungen überwacht der Sachbearbeiter regelmäßig die steuerlichen Abläufe, z. B. die Bezahlung von Lieferanten und Lieferanten. Er muss in der Regel Budgets erstellen, die Richtigkeit und Gültigkeit der Ausgaben überprüfen und beim Stadtverwalter einen Antrag auf Überarbeitung des Budgets stellen. Die Kassenmittel für allgemeine Bürokosten fallen normalerweise in seinen Verantwortungsbereich.
Wenn die Struktur der Stadtregierung einen Stadtrat und einen Bürgermeister umfasst, muss der Stadtschreiber in der Regel die Tagesordnungen für jede ihrer Sitzungen vorbereiten und die Stadtkommissionen benachrichtigen, wenn ihre Eingabe für bestimmte Tagesordnungspunkte erforderlich ist. Zu diesen Kommissionen zählen häufig die Planungs- und Umweltverträglichkeitskommissionen sowie das Design Review Board und der öffentliche Betriebsrat. Der Sachbearbeiter stellt üblicherweise die Tagesordnungspakete zusammen und verteilt sie an die Ratsmitglieder. Die Protokolle der Sitzungen werden normalerweise vom Sachbearbeiter aufgezeichnet und bearbeitet und nach Abschluss an die Ratsmitglieder verteilt.
Wenn die Stadt Wahlen abhält, ist der Stadtschreiber häufig für die Einzelheiten der Kommunalwahlen zuständig. Dies umfasst in der Regel die Vorbereitung und Überprüfung der Stimmzettelinformationen sowie die Verteilung der Stimmzettel per Post oder im Rathaus. Die Ernennung und Schulung von Wahlhelfern gehört neben der Zählung und Überprüfung der Wahlergebnisse häufig zu seinen Aufgaben.
Bei Änderungen der Stadt- oder Gemeindekodizes muss der Sachbearbeiter in der Regel sicherstellen, dass die entsprechenden Mitteilungen über die Maßnahmen in den lokalen Zeitungen veröffentlicht werden. Wenn öffentliche Anhörungen zu Themen abgehalten werden, die die Bürger betreffen, wird üblicherweise von ihm erwartet, dass er die Versammlungen rechtzeitig bekannt gibt. Alle Akten und historischen Aufzeichnungen über die Stadtregierung werden traditionell vom Stadtschreiber an einem sicheren Ort aufbewahrt.
Der Stadtschreiber ist normalerweise für die Überprüfung, Einstellung und Verwaltung seines Hilfspersonals zuständig. Wenn städtische Gebäude oder Grundstücke repariert oder gewartet werden müssen, werden die öffentlichen Gebotsbenachrichtigungen und die Gebotsabwicklung in der Regel vom Stadtschreiber verwaltet. Verträge mit den Gewinnern werden in der Regel vom Sachbearbeiter überwacht.
Qualifikationen für eine Stadtschreiberposition beinhalten im Allgemeinen ein Abitur oder ein gleichwertiges Zeugnis. Die meisten Städte bevorzugen einen Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft oder einem verwandten Bereich. Erfahrung im Office-Management oder im administrativen Support ist von Vorteil. Im Allgemeinen sind vorbildliche organisatorische Fähigkeiten erforderlich, um die vielfältigen Aufgaben eines Stadtschreibers zu bewältigen.