Hva gjør en byansvarlig?

En byansvarlig er personen som har ansvaret for en bys administrative funksjoner. Jobben hans er å holde den daglige driften i gang effektivt og nøyaktig. Han støtter normalt bysjefen så vel som ordføreren, byrådet og alt annet personell som er direkte involvert i forvaltningen av byen.

I tillegg til vedlikehold av alle offisielle filer og poster, fører kontorist også jevnlig tilsyn med finanspolitiske operasjoner, for eksempel betalende leverandører og leverandører. Han er ofte pålagt å utarbeide budsjetter, gjennomgå nøyaktigheten og gyldigheten av utgiftene og sende inn forespørsler om budsjettrevisjoner til bysjefen. Petty Cash -midlene for generelle kontorutgifter er normalt hans ansvar.

Hvis byregjeringsstrukturen inkluderer et byråd og ordfører, er byens kontorist vanligvis pålagt å utarbeide agendaene for hvert av sine møter og varsle byutvalg hvis deres innspill er påkrevd for visse agenda -varer. Disse kommisjonene inkluderer ofte planlegging og miljøMental Impact Commissions samt Design Review Board og Public Works Council. Kontoristen samler vanligvis agendapakkene og distribuerer dem til rådsmedlemmene. Minutter fra møtene blir vanligvis registrert og redigert av kontorist og distribuert til rådsmedlemmene etter fullføring.

Når byen holder valg, er byens kontorist ofte ansvarlig for kommunevalgdetaljene. Dette inkluderer generelt utarbeidelse og verifisering av stemmeseddel og distribusjon av stemmesedlene via post eller på rådhuset. Å utnevne og opplæring av valgarbeidere er ofte en del av jobben sin, sammen med tellingen og verifiseringen av valgresultatene.

Når kommunale koder eller by charter blir endret, er kontorist vanligvis nødvendig for å sikre riktig varsling om handlingene blir publisert i lokale aviser. Hvis offentlige høringer om spørsmål som påvirker innbyggerneblir avholdt, det forventes vanligvis å legge ut varsler om møtene på en riktig måte. Alle filer og historiske poster angående byens regjering opprettholdes tradisjonelt på et trygt og sikkert sted av byens kontorist.

Byens kontorist har normalt ansvaret for screening, ansettelse og administrasjon av støttepersonalet. Hvis bybygg eller eiendommer krever reparasjoner eller vedlikehold, administreres det offentlige budvarsler og budbehandling vanligvis av byens kontorist. Kontrakter inngått med de vinnende entreprenørene blir generelt overvåket av kontorist.

Kvalifikasjoner for en byfaglig stilling inkluderer generelt et videregående vitnemål eller tilsvarende. De fleste byer foretrekker en bachelorgrad i forretningsadministrasjon eller et beslektet felt. Erfaring innen kontorledelse eller administrativ støtte er et pluss. Eksemplariske organisasjonsevner er generelt påkrevd for å håndtere det store spekteret av en byansvarlig.