Hva gjør en bykontor?

En bykontor er ansvarlig for en bys administrative funksjoner. Hans jobb er å holde den daglige driften effektiv og nøyaktig. Han støtter normalt bysjefen så vel som ordføreren, byrådet og alt annet personell som er direkte involvert i ledelsen av byen.

I tillegg til vedlikehold av alle offisielle filer og poster, fører kontoristen også regelmessig tilsyn med finanspolitikken, som betalende leverandører og leverandører. Han er ofte pålagt å utarbeide budsjetter, gjennomgå nøyaktigheten og gyldigheten av utgiftene og sende inn forespørsler om budsjettrevisjoner til bysjefen. Små kontantmidler for generelle kontorutgifter er normalt hans ansvar.

Hvis byrådets struktur inkluderer et byråd og en ordfører, er byens kontorist vanligvis pålagt å forberede agendaene for hvert av sine møter og varsle byutvalg om deres innspill er nødvendige for visse dagsordensposter. Disse kommisjonene inkluderer ofte planlegging og miljøpåvirkningskommisjoner samt designgjennomgangsstyret og offentlige arbeidsråd. Kontoristisk setter sammen agendapakkene og distribuerer dem til rådets medlemmer. Protokoller fra møtene blir vanligvis registrert og redigert av kontorist og distribuert til rådsmedlemmene når de er fullført.

Når byen holder valg, er byens kontorist ofte ansvarlig for kommunevalgdetaljene. Dette inkluderer generelt å utarbeide og verifisere stemmeseddelinformasjon og distribusjon av stemmesedlene via post eller på rådhuset. Utnevnelse og opplæring av valgarbeidere er ofte en del av jobben hans, sammen med telling og verifisering av valgresultatene.

Når kommunale koder eller bykort er endret, er kontorist vanligvis påkrevd for å sikre at varslingene blir korrekt varslet i lokalaviser. Hvis det holdes offentlige høringer om saker som berører innbyggerne, forventes det at han vanligvis legger ut innkallinger om møtene på rett tid. Alle filer og historiske poster om byens regjering blir tradisjonelt opprettholdt på et trygt og sikkert sted av byens kontorist.

Byens kontorist har normalt ansvar for screening, ansettelse og administrasjon av sitt støttepersonell. Hvis bybygninger eller eiendommer krever reparasjoner eller vedlikehold, administreres vanligvis budvarsler og budbehandling av byens kontorist. Kontrakter som er inngått med de vinnende entreprenørene overvåkes generelt av kontorist.

Kvalifikasjoner for en byfullmektig stilling inkluderer vanligvis et videregående vitnemål eller tilsvarende. De fleste byer foretrekker en bachelorgrad i forretningsadministrasjon eller et beslektet felt. Erfaring med kontorledelse eller administrativ støtte er et pluss. Eksempler på organisatoriske ferdigheter kreves generelt for å håndtere det store ansvarsområdet til en byens kontorist.