Che cos'è un registro contabile?
Un registro delle imposte offre uno spazio per la registrazione delle informazioni rilevanti per le tasse, per facilitare la tenuta dei registri durante tutto l'anno. Può includere campi per entrate, detrazioni, pagamenti alle agenzie fiscali e altri dati che possono essere importanti per la contabilità fiscale. L'uso di un libro mastro può ridurre i tempi di preparazione delle tasse e crea un registro standardizzato da utilizzare in caso di revisione contabile. Il software di contabilità può essere in grado di generare report e interfacciarsi con altri programmi di contabilità per semplificare la registrazione finanziaria.
Come altri registri, il libro mastro fiscale contiene una serie di colonne per le informazioni relative alle transazioni e righe per la registrazione di ciascuna transazione singolarmente. I registri possono annotare la data, l'importo e la natura, insieme ad altre informazioni rilevanti, come una classificazione per annotare dove una detrazione andrebbe su una dichiarazione dei redditi. Le informazioni per un registro delle imposte possono essere estratte direttamente da ricevute e fatture o da un programma software in cui sono archiviate le informazioni contabili.
Il software può essere estremamente utile per i record finanziari. Alcuni programmi comunicheranno con un conto bancario per estrarre automaticamente i dati delle transazioni e potrebbero essere in grado di classificarli anche sulla base di categorie assegnate a transazioni precedenti. Le informazioni relative alle imposte possono essere raccolte in un registro delle imposte separato e aggiunte in rapporti periodici. Questi possono elencare detrazioni, pagamenti e altre informazioni rilevanti per comodità del contribuente o di un contabile.
Sono disponibili anche registri cartacei. Si consiglia di dedicare del tempo per aggiornarli per assicurarsi che le informazioni rimangano il più aggiornate possibile e per utilizzare un sistema coerente per l'immissione delle informazioni. Ciò consente agli utenti di sfogliare rapidamente i loro registri per raccogliere il materiale necessario quando preparano le tasse. I contribuenti possono conservare copie insieme ad altri documenti di riferimento in caso di domande o problemi con le dichiarazioni dei redditi.
Oltre a tenere traccia di pagamenti, detrazioni e altre informazioni relative a imposte personali o commerciali, è possibile utilizzare un registro delle imposte per tenere traccia delle imposte sulle vendite. Le imprese sono obbligate a riscuotere l'imposta sulle vendite in molte regioni e possono mantenere un registro separato per rintracciarla, poiché ciò può diventare molto complicato. Il personale può registrare le transazioni soggette all'imposta sulle vendite e all'importo incassato in modo da poterlo presentare, unitamente alla documentazione richiesta, al momento del pagamento dell'imposta sulle vendite. Ciò può ridurre il rischio di perdere un pagamento o di non riuscire a inviare l'importo corretto al governo.