Wat zijn de basisprincipes van accounting voor non-profitorganisaties?
De basiscomponenten van de boekhouding voor non-profitorganisaties bestaan uit inkomsten in de vorm van donaties en uitgaven die betrekking hebben op liefdadigheidsprogramma's en -diensten. In tegenstelling tot een normale onderneming produceert of verkoopt een non-profit geen product, noch draagt het een inventaris of berekent het de kosten van verkochte goederen. In plaats daarvan houdt het boekhoudsysteem voor non-profitorganisaties zich bezig met inkomstenbronnen, beperkingen op het gebruik van fondsen en de categoriale verdeling van uitgaven tussen directe en indirecte programmakosten.
Een non-profit is een bedrijf zonder winstoogmerk. Het operationele doel ligt in het aanbieden van een openbare dienst. Hoewel een non-profit juridisch gezien een bedrijf is en opereert in een financieel landschap dat dezelfde kenmerken heeft als een gewoon bedrijf met winstoogmerk, zijn de boekhoudkundige input anders. In plaats van producten heeft het programma's. Donaties vervangen verkopen op de boeken in de inkomenscategorie. Activa en passiva kunnen er in beide gevallen hetzelfde uitzien, maar non-profitorganisaties hebben vaak beperkingen voor activa en speciale voorwaarden voor passiva waardoor ze anders worden behandeld of gewaardeerd in de jaarrekening.
Het basisonderscheid bij de administratieve verwerking van non-profitorganisaties ligt in inkomstenbronnen. Een gewone non-profit heeft inkomsten uit individuele donaties, subsidies van stichtingen en bedrijven, en subsidies en contracten van overheidsinstanties. Het kan programmakosten innen en leningen afsluiten. De belangrijkste boekhoudkundige zorg zijn de beperkingen die aan deze bronnen van inkomsten worden gesteld en die correct in de boeken moeten worden opgenomen.
Non-profitinkomsten zijn beperkt of onbeperkt. Inkomen dat beperkt is, betekent dat het alleen kan worden gebruikt om specifieke kosten te dekken of voor specifieke doeleinden. Een subsidie van een stichting komt bijvoorbeeld meestal met een contract dat het gebruik van de fondsen beperkt om directe uitgaven te doen voor een programma dat in het lopende jaar loopt. Dit betekent dat de middelen niet kunnen worden overgedragen naar een ander programma, worden gebruikt om algemene overhead te betalen of worden toegepast om begrotingstekorten van een vorig jaar te dekken. Bij de administratieve verwerking van non-profitorganisaties moet met al deze beperkingen rekening worden gehouden en moeten de inkomsten correct worden toegewezen aan uitgaven die wettelijk kunnen worden gedekt.
Verder worden non-profitkosten vaak begrensd door de beperkingen op inkomstenbronnen. Een overheidssubsidie voor een programma kan bijvoorbeeld bepalen dat niet meer dan twee procent van het totale bedrag kan worden gebruikt voor reiskosten die verband houden met het programma. Overheidssubsidies zijn soms beperkt om bepaalde soorten kosten volledig te dekken wanneer het betreffende rechtsgebied verbiedt dat overheidsgeld op bepaalde manieren wordt besteed, zoals aan bepaalde soorten medische behandelingen. De meest problematische kostenbeperking bij het boeken van non-profitorganisaties betreft de hoeveelheid programmageld die kan worden toegewezen aan administratieve of indirecte kosten. Veel subsidies stellen een maximumpercentage vast dat kan worden besteed aan dit soort uitgaven, dat moet worden gecontroleerd als onderdeel van het boekhoudsysteem.