Wat is een biedingssjabloon?
Een biedingssjabloon is een overzichtsdocumentindeling die wordt gebruikt door organisaties die bieden om financiering voor een project te ontvangen of om een commercieel project te winnen. In sommige gevallen is er een standaard biedsjabloon uitgegeven door de organisatie die rekening houdt met de concurrerende biedingen. In andere gevallen kunnen bieders hun eigen sjablonen gebruiken om in meerdere scenario's te bieden.
De eenvoudigste vorm van een biedingssjabloon is die welke wordt meegeleverd met commerciële office-documentsoftware of onafhankelijk wordt geproduceerd. Meestal zijn dit eenvoudig documentoverzichten die de meeste kwesties bevatten die onder een formeel bod vallen. In sommige gevallen kan de sjabloon worden ingesteld om met een bedrijfsdatabase te werken, zodat de computer automatisch de relevante informatie kan ophalen en invoegen. Hoewel het gebruik van deze vorm van een sjabloon een eenvoudige en gemakkelijke optie kan zijn, met name voor organisaties met een tekort aan middelen, komt het niet altijd over alle informatie die de biedende organisatie wil verstrekken of die de organisatie die de biedingen in overweging wil nemen, wil ontvangen.
Een andere optie is dat een organisatie die meerdere biedingen bij meerdere organisaties uitvoert, haar eigen biedingssjabloon heeft. Dit is een standaard documentoverzicht dat toegankelijk is voor en wordt gebruikt door alle medewerkers. Het grote voordeel hiervan is dat het voor managers en financiële afdelingen gemakkelijker is om biedingen te beoordelen voordat ze worden goedgekeurd voor indiening. Het zorgt er ook voor dat minder ervaren personeel ervoor zorgt dat alle details die volgens het bedrijf belangrijk zijn om te vermelden in biedingen worden opgenomen.
In sommige gevallen geeft de organisatie die de biedingen in overweging neemt, haar eigen standaard biedingssjabloon uit. Dit zorgt ervoor dat de biedingen in een consistent formaat worden ontvangen en dat bieders worden gevraagd om de specifieke informatie die de organisatie nodig heeft om elk bod te beoordelen. Dit systeem kan problematisch zijn als het sjabloon alleen correct werkt wanneer het wordt gebruikt in bepaalde documentbewerkingssoftware, met name in het geval van een openbare organisatie die verplicht is haar biedproces toegankelijk te maken voor alle bieders. Dergelijke sjablonen moeten ook enige flexibiliteit bieden voor het omgaan met bieders die informatie moeten verstrekken die niet onder het formaat valt.
Ondanks deze problemen moet een organisatie die een bod uitbrengt altijd bijna altijd de meegeleverde biedingssjabloon gebruiken. Als u dit niet doet, kan een bod automatisch worden afgewezen, met name in gevallen waarin er een groot aantal bieders is. Het nauwkeurig bestuderen en invullen van de biedsjabloon kan ook enig inzicht geven in waar de organisatie die de biedingen beoordeelt naar op zoek is, waardoor de bieder een betere kans krijgt om zijn bieding aan te passen.