Vad är en budmall?
En budmall är ett dispositionsdokumentformat som används av organisationer som bjuder antingen för att få finansiering för ett projekt eller för att vinna ett kommersiellt projekt. I vissa fall finns det en standardbudmall som utfärdas av organisationen som överväger de konkurrerande buden. I andra fall kan budgivare ha sina egna mallar som används för att bjuda i flera scenarier.
Den enklaste formen för budmall är den som antingen ingår i kommersiellt dokumentprogramvara eller produceras oberoende. Vanligtvis är det helt enkelt dokumentkonturer som innehåller de flesta av de frågor som täcks av ett formellt bud. I vissa fall kan mallen konfigureras så att den fungerar med en företagsdatabas så att datorn automatiskt kan hämta och infoga relevant information. Även om användning av denna form av mall kan vara ett enkelt och enkelt alternativ, särskilt för organisationer som har brist på resurser, kommer det inte alltid att komma över all information som antingen den anbudsgivande organisationen vill tillhandahålla eller som den organisation som överväger buden vill ta emot.
Ett annat alternativ är att en organisation som utför flera bud med flera organisationer ska ha sin egen budmall. Detta kommer att vara ett standarddokument som är tillgängligt för och används av all personal. Den största fördelen med detta är att det underlättar för chefer och finansavdelningar att granska bud innan de godkänns för inlämning. Det ser också till att mindre erfaren personal ser till att inkludera alla detaljer som företaget anser är viktiga att nämna i bud.
I vissa fall kommer den organisation som kommer att överväga buden att utfärda sin egen standardbudsmall. Detta kommer att säkerställa att de får buden i ett konsekvent format, och att anbudsgivare ombeds för den specifika information som organisationen behöver för att bedöma varje bud. Detta system kan vara problematiskt om mallen bara fungerar korrekt när den används i särskild dokumentredigeringsprogramvara, särskilt när det gäller en offentlig organisation som krävs för att göra sin budgivningsprocess tillgänglig för alla anbudsgivare. Sådana mallar måste också tillåta viss flexibilitet för att hantera anbudsgivare som behöver tillhandahålla information som inte omfattas av formatet.
Trots dessa problem bör en organisation som gör ett bud alltid nästan alltid använda den medföljande budmallen. Om du inte gör det kan det innebära att ett bud automatiskt avslås, särskilt i fall där det finns ett stort antal anbudsgivare. När man studerar och slutför budmallen kan det också vara en viss inblick i vad organisationen som bedömer buden letar efter, vilket ger budgivaren en bättre chans att skräddarsy sitt bud.