Qu'est-ce qu'un modèle d'enchère?
Un modèle de soumission est un format de document type utilisé par les organisations qui soumissionnent pour recevoir un financement pour un projet ou pour gagner un projet commercial. Dans certains cas, il existe un modèle d'offre standard publié par l'organisation qui considère les offres concurrentes. Dans d'autres cas, les soumissionnaires peuvent avoir leurs propres modèles utilisés pour soumissionner dans plusieurs scénarios.
Le modèle de soumission le plus simple est celui qui est inclus avec le logiciel de traitement des documents commerciaux ou produit indépendamment. Généralement, il s’agit simplement de descriptifs de documents qui incluent la plupart des problèmes traités dans une offre formelle. Dans certains cas, le modèle peut être configuré pour fonctionner avec une base de données d'entreprise afin que l'ordinateur puisse automatiquement extraire et insérer les informations pertinentes. Bien que l’utilisation de cette forme de modèle puisse être une option simple et facile, en particulier pour les organisations manquant de ressources, elle ne communiquera pas toujours toutes les informations que l’organisation soumissionnaire souhaite fournir ou que l’organisation envisageant de recevoir les offres souhaite recevoir.
Une autre option consiste pour une organisation qui exécute plusieurs offres avec plusieurs organisations à disposer de son propre modèle d'offre. Il s’agit d’un document type accessible et utilisable par tout le personnel. L’avantage majeur de ce logiciel est qu’il est plus facile pour les gestionnaires et les services financiers d’examiner les offres avant de les approuver. Il veille également à ce que le personnel moins expérimenté s'assure d'inclure tous les détails qu'il est important de mentionner dans les offres.
Dans certains cas, l'organisation qui examinera les offres publiera son propre modèle d'offre standard. Cela garantira qu'il reçoit les offres dans un format cohérent et que les soumissionnaires sont invités à fournir les informations spécifiques dont l'organisation a besoin pour évaluer chaque offre. Ce système peut poser problème si le modèle ne fonctionne correctement que s’il est utilisé dans un logiciel d’édition de documents particulier, en particulier dans le cas d’un organisme public tenu de rendre son processus d’appel d’offres accessible à tous les soumissionnaires. Ces modèles doivent également permettre une certaine flexibilité pour traiter avec les soumissionnaires qui doivent fournir des informations non couvertes par le format.
En dépit de ces problèmes, une organisation faisant une offre devrait toujours presque toujours utiliser le modèle d'offre fourni. Sinon, une offre est automatiquement rejetée, en particulier dans les cas où il y a un grand nombre de soumissionnaires. L'étude attentive et le remplissage du modèle d'offre peut également donner une idée de ce que recherche l'organisation évaluant les offres, donnant ainsi au soumissionnaire une meilleure chance d'adapter son offre.