Hva er en budmal?

En budmal er et disposisjonsdokumentformat som brukes av organisasjoner som byr enten for å motta midler til et prosjekt eller for å vinne et kommersielt prosjekt. I noen tilfeller er det en standard budmal som er utstedt av organisasjonen som vurderer de konkurrerende budene. I andre tilfeller kan budgivere ha egne maler som brukes for å by i flere scenarier.

Den enkleste formen for budmal er den som enten er inkludert i kommersiell kontordokument programvare, eller produsert uavhengig. Vanligvis er dette ganske enkelt dokumentoversikter som inkluderer de fleste av sakene som dekkes av et formelt bud. I noen tilfeller kan malen være satt opp til å fungere med en firmadatabase slik at datamaskinen automatisk kan hente og sette inn relevant informasjon. Selv om bruk av denne formen for maler kan være et enkelt og enkelt alternativ, spesielt for organisasjoner som har lite ressurser, vil det ikke alltid komme over all informasjonen som enten den budgivende organisasjonen ønsker å gi eller som organisasjonen som vurderer budene ønsker å motta.

Et annet alternativ er at en organisasjon som utfører flere bud med flere organisasjoner, skal ha sin egen budmal. Dette vil være en standard dokumentoversikt tilgjengelig for og brukes av alle ansatte. Den største fordelen med dette er at det gjør det enklere for ledere og finansavdelinger å gjennomgå budene før du godkjenner dem for innsending. Det sørger også for at mindre erfarne medarbeidere sørger for å inkludere alle detaljene som selskapet mener er viktige å nevne i bud.

I noen tilfeller vil organisasjonen som vil vurdere budene, utstede sin egen standard budmal. Dette vil sikre at de mottar budene i et konsistent format, og at budgivere blir bedt om den spesifikke informasjonen som organisasjonen trenger for å vurdere hvert bud. Dette systemet kan være problematisk hvis malen bare fungerer riktig når den brukes i bestemt dokumentredigeringsprogramvare, spesielt når det gjelder en offentlig organisasjon som er påkrevd for å gjøre anbudsprosessen tilgjengelig for alle budgivere. Slike maler trenger også å gi en viss fleksibilitet for å håndtere budgivere som trenger å gi informasjon som ikke dekkes av formatet.

Til tross for disse problemene, bør en organisasjon som gir bud alltid nesten alltid bruke den medfølgende budmalen. Unnlatelse av å gjøre det kan bety at et bud automatisk blir avslått, spesielt i tilfeller der det er et stort antall budgivere. Å studere og fullføre budmalen kan også gi en viss innsikt i hva organisasjonen som vurderer budene leter etter, og dermed gi budgiveren en bedre sjanse til å skreddersy budet sitt.