Hva er en budmal?

En budmal er et disposisjonsdokumentformat som brukes av organisasjoner som byr på å motta midler til et prosjekt eller for å vinne et kommersielt prosjekt. I noen tilfeller er det en standard budmal utstedt av organisasjonen som vurderer de rivaliserende budene. I andre tilfeller kan budgivere ha sine egne maler som brukes til budgivning i flere scenarier.

Den enkleste formen for budmal er det som enten er inkludert i Commercial Office -dokumentprogramvaren, eller produsert uavhengig. Vanligvis er dette ganske enkelt dokumentkonturer som inkluderer de fleste problemene som dekkes av et formelt bud. I noen tilfeller kan malen settes opp for å jobbe med en firmadatabase slik at datamaskinen automatisk kan hente og sette inn relevant informasjon. Selv om bruk av denne formen for mal kan være et enkelt og enkelt alternativ, spesielt for organisasjoner som er kort på ressurser, vil det ikke alltid komme over all informasjonen som enten budgivende organisasjon ønsker å gi eller som orgeletization med tanke på budene ønsker å motta.

Et annet alternativ er at en organisasjon som utfører flere bud med flere organisasjoner for å ha sin egen budmal. Dette vil være et standard dokument oversikt tilgjengelig for og brukt av alle ansatte. Den største fordelen med dette er at det gjør det lettere for ledere og finansavdelinger å gjennomgå bud før de godkjenner dem for innsending. Det sørger også for at mindre erfarne ansatte sørger for å inkludere alle detaljene som selskapet mener er viktig å nevne i bud.

I noen tilfeller vil organisasjonen som vil vurdere budene utstede sin egen standard budmal. Dette vil sikre at det mottar budene i et jevnlig format, og at budgivere blir bedt om den spesifikke informasjonen som organisasjonen trenger for å vurdere hvert bud. Dette systemet kan være problematisk hvis malen bare fungerer riktig når den brukes iSpesielt dokumentredigeringsprogramvare, spesielt når det gjelder en offentlig organisasjon som er pålagt å gjøre budprosessen tilgjengelig for alle budgivere. Slike maler må også tillate en viss fleksibilitet for å håndtere budgivere som må gi informasjon som ikke er dekket av formatet.

Til tross for disse problemene, bør en organisasjon som gir et bud alltid nesten alltid bruke den medfølgende budmalen. Å unnlate å gjøre det kan bety at et bud automatisk blir avvist, spesielt i tilfeller der det er et stort antall budgivere. Nøye med å studere og fullføre budmalen kan også gi litt innsikt i hva organisasjonen som vurderer budene leter etter, og gir dermed budgiveren en bedre sjanse til å skreddersy budet hans.