Wat is een contractinstantie?
Een contractinstantie is een persoon of instantie die bevoegd is om middelen aan een project te binden voordat deze middelen beschikbaar worden gesteld. Met deze kracht kunnen mensen contracten afsluiten en projecten starten met de zekerheid dat de fondsen onderweg zijn. Zodra het contract is ondertekend, is het een formele verplichting en moeten de fondsen worden geproduceerd binnen de in het contract vermelde periode.
Overheidsinstanties zijn de meest voorkomende entiteiten die met contractautoriteiten mogen optreden. Deze agentschappen moeten in staat zijn om zaken te doen voordat fondsen zijn toegewezen en verdeeld om dringende problemen aan te pakken of om te voldoen aan mandaten en ze worden ondersteund door de overheid, die de fondsen garandeert. Ze kunnen kredieten uit het verleden gebruiken als richtlijn om te bepalen hoeveel geld beschikbaar zal worden gesteld, en naast het vastleggen van middelen voordat de begrotingen worden goedgekeurd, kunnen ze ook de toegezegde financieringsverplichtingen overtreffen als dit nodig wordt.
Wanneer budgetten worden ontwikkeld en goedgekeurd, dienen bureaus financieringsaanvragen in met gedetailleerde uitsplitsingen over hoe de financiering zal worden gebruikt. Agentschappen kunnen aangeven dat zij hun contractbevoegdheid hebben gebruikt om zich te binden aan financiering en dat er geld nodig zal zijn om deze verplichtingen te dekken. Ze proberen ook de uitgavenbehoeften te voorspellen, zodat voldoende middelen worden toegewezen wanneer de begroting wordt aangenomen.
In de privésector is iemand met een contractbevoegdheid gemachtigd om te onderhandelen en een contract te ondertekenen namens een persoon of moederbedrijf. Net als bij een overheidsinstantie die een contract voorbereidt, kunnen burgers met een contractautoriteit de fondsen niet persoonlijk produceren op het moment dat over het contract wordt onderhandeld, maar omdat ze met juridische autoriteit handelen, wordt het contract gefinancierd. Als er een geschil is, omringt dit meestal de reikwijdte van de autoriteit. Een bedrijf kan bijvoorbeeld beweren dat het iemand beperkte contractbevoegdheid heeft gegeven en dat het het overeengekomen contract afwijst omdat het niet aan hun behoeften voldoet, te duur is of andere problemen heeft.
Bij het onderhandelen over en het aangaan van overeenkomsten met mensen met een contractautoriteit, kan het raadzaam zijn om informatie over de limieten van die autoriteit te krijgen om te bevestigen dat het contract geldig is. Het moet niet worden aangenomen dat omdat iemand beweert contractbevoegdheid te hebben, hij of zij dat ook echt heeft. In het geval van burgers die namens werkgevers of klanten afspraken maken, documentatie om aan te tonen dat autoriteit moet worden overgelegd.