Co je smluvní úřad?

Smluvní orgán je osoba nebo agentura, která je oprávněna přidělit prostředky projektu před tím, než jsou tyto prostředky zpřístupněny. S touto mocí mohou lidé uzavírat smlouvy a začít projekty s jistotou, že prostředky jsou na cestě. Jakmile je smlouva podepsána, jedná se o formální závazek a prostředky musí být získány ve lhůtě stanovené ve smlouvě.

Vládní agentury jsou nejběžnější subjekty, které mohou jednat se zadavatelem. Tyto agentury musí být schopny podnikat dříve, než budou prostředky přiděleny a rozděleny, aby se vyřešily naléhavé problémy nebo splnily mandáty a byly zajištěny vládou a zaručily prostředky. Mohou použít minulé prostředky jako vodítko pro určování toho, kolik peněz bude k dispozici, a kromě závazků na financování před schválením rozpočtů mohou také překročit příslib finančních závazků, pokud to bude nutné.

Když jsou rozpočty vyvíjeny a předávány, agentury předkládají žádosti o financování s podrobným rozpisem toho, jak bude financování využito. Agentury mohou naznačit, že využily své smluvní pravomoci k závazku financování a že na pokrytí těchto závazků budou zapotřebí peníze. Pokoušejí se také předpovídat potřeby výdajů tak, aby byly při předávání rozpočtu přiděleny odpovídající prostředky.

V soukromém sektoru je osoba se smluvním oprávněním oprávněna sjednat a podepsat smlouvu jménem osoby nebo mateřské společnosti. Stejně jako u vládní agentury, která připravuje smlouvu, nemohou civilisté se smluvním orgánem v době sjednávání smlouvy osobně produkovat finanční prostředky, ale protože jednají se zákonnou autoritou, smlouva bude financována. Pokud dojde ke sporu, nejčastěji obklopuje rozsah působnosti autority. Společnost může například tvrdit, že někomu poskytla omezenou smluvní pravomoc a že sjednanou smlouvu odmítá, protože nesplňuje jejich potřeby, je příliš nákladná nebo má jiné problémy.

Při vyjednávání a uzavírání dohod s lidmi, kteří mají smluvní orgán, může být vhodné získat informace o omezeních tohoto orgánu, aby bylo možné potvrdit platnost smlouvy. Nemělo by se předpokládat, že protože někdo tvrdí, že má kontraktační pravomoc, opravdu to dělá. V případě, že civilisté uzavírají dohody jménem zaměstnavatelů nebo klientů, měla by být předložena dokumentace prokazující, že tato autorita je.