Wat is inkoopbenchmarking?
Aanbestedingsbenchmarking is het proces waarbij verschillende factoren worden gemeten die verband houden met de aanschaf van goederen door een organisatie aan industriële normen. Dit kunnen elementen zijn zoals kosten, levering en te betalen rekeningen voor gekochte artikelen. Het doel is om de naleving van de best practices in de branche voortdurend te ontwikkelen en te vergemakkelijken.
Kosten zijn een van de belangrijkste doelstellingen van benchmarking van inkoop. Het proces kan het maken van richtlijnen omvatten voor de kosten die gepaard gaan met het verwerven van materialen en diensten. De kosten om elk product te produceren zijn een andere factor om te overwegen. Dit proces kan ook het volgen van benchmarks voor het verlagen van prijzen omvatten door een aantal procedures te verbeteren.
Boekhouding is een ander belangrijk aspect van inkoopbenchmarking. Factoren waarmee rekening moet worden gehouden, zijn de typische omvang van de te betalen rekeningen, de gemiddelde tijd die het kost om een factuur te betalen en hoeveel het kost om deze processen te beheren. Periodieke analyse van betalingsvoorwaarden kan ook nodig zijn om de cashflow aan te passen zodat benchmarks kunnen worden bereikt.
Aanbestedingsbenchmarking kan ook het ontwikkelen van richtlijnen voor de kwaliteit van het product omvatten. De complexiteit van dit proces hangt af van het item. Hoewel er misschien een industriestandaard is voor bepaalde kenmerken, kunnen er ook enkele manieren zijn waarop een organisatie haar concurrenten in kwaliteit wil overtreffen.
Een ander belangrijk onderdeel van benchmarking van inkoop is levering. Dit omvat het opstellen van richtlijnen voor tijdigheid en ordernauwkeurigheid. Het is ook gebruikelijk om regelmatig de kwaliteit van de geleverde materialen te evalueren als onderdeel van dit proces.
Zodra een systeem van benchmarking van inkoop is ingevoerd, zijn er verschillende manieren waarop een organisatie haar werking kan handhaven en verbeteren. Een belangrijke taak is om periodiek het inkoopproces te herzien om ervoor te zorgen dat aan benchmarks wordt voldaan. Als dit niet het geval is, is verder onderzoek en analyse doorgaans vereist om te bepalen welke acties de situatie het beste kunnen verbeteren. Meestal zal het ook nodig zijn om benchmarks aan te passen naarmate de industrie, de markt en de organisatorische factoren veranderen.
Voor het voldoen aan inkoopbenchmarks is doorgaans ook een periodieke evaluatie van leveranciers vereist. Dit kan het analyseren van prestaties omvatten en deze vergelijken met die van de concurrenten van een leverancier. Het kan ook gaan om het vergelijken van prijzen, kwaliteit en andere belangrijke elementen om te bepalen of de organisatie optimaal profiteert van de huidige leveranciersrelatie. Een daling in kwaliteit, organisatiegroei en marktveranderingen kan het nodig maken om een nieuwe leverancier te vinden die het bedrijf beter kan accommoderen en aan benchmarks kan voldoen.