Wat zijn de beste tips voor het bijhouden van kosten?
Er is een breed scala aan hulpmiddelen beschikbaar om uitgaven bij te houden en mensen moeten misschien wat experimenteren om een methode te vinden die werkt voor hun behoeften. Bereid zijn om verschillende methoden te proberen en toegang te hebben tot proefversies van softwaretools, is zeer nuttig. Mensen moeten ook overwegen waarom ze uitgaven bijhouden, omdat dit hen kan helpen de beste manier te vinden om met hun financiële administratie om te gaan. Hulpprogramma's die speciaal zijn ontworpen voor belastingen, kunnen bijvoorbeeld anders werken dan hulpmiddelen die zijn bedoeld om mensen te helpen met budgetteren.
Mensen kunnen uitgaven bijhouden met behulp van boekhoudsoftware, waaronder een verscheidenheid aan geïntegreerde producten die dingen kunnen doen zoals het ophalen van gegevens van bankrekeningen. Ze kunnen hun uitgaven ook handmatig beheren, met behulp van notatievelden in een chequeboek of accountlogboek, of met een grootboek van uitgaven. Sommige mensen vinden een middenweg, met behulp van een tool zoals een computer-spreadsheet om uitgaven te beheren, zodat ze de lay-out en velden kunnen aanpassen.
Sommige dingen om over na te denken bij het selecteren van een methode voor het bijhouden van uitgaven, zijn welke soorten uitgaven worden bijgehouden, waarom en hoe de informatie zal worden gebruikt. Het bijhouden van huishoudelijke en zakelijke uitgaven kan bijvoorbeeld verschillende behoeften met zich meebrengen. Een student kan kosten bijhouden om een boekhouding voor vergoeding aan een trustfonds voor te leggen, terwijl een onafhankelijke aannemer wellicht uitgaven wil bijhouden om aan het einde van het jaar belastingaftrek te bepalen.
Over het algemeen is het raadzaam om uitgaven bij te houden wanneer ze worden gemaakt of met regelmatige tussenpozen zoals wekelijks, in plaats van af en toe terug te gaan en grote hoeveelheden gegevens te verwerken. Voor mensen die hier problemen mee hebben, kan een softwareprogramma dat communiceert met bankrekeningen nuttig zijn, omdat alle financiële activiteiten op die accounts direct worden geïmporteerd en mensen worden gevraagd om informatie in te voeren, zoals het categoriseren van een bepaalde financiële activiteit. Voor mensen die bonnen moeten bewaren, is het hebben van een bijbehorend systeem voor het archiveren en organiseren van bonnen belangrijk.
Wanneer mensen uitgaven bijhouden voor een specifiek doel, willen ze misschien met een accountant praten over hun opties en de beste manier om hun uitgaven bij te houden. Dit voorkomt dat ze het werk later opnieuw moeten doen; belastingaftrek wordt bijvoorbeeld opgedeeld in verschillende categorieën en als u weet wat die categorieën zijn en wat erin past, kunnen mensen de uitgaven de eerste keer correct classificeren. Evenzo moeten mensen die uitgaven bijhouden om aan de voorwaarden van een overeenkomst te voldoen, zoals studenten die verantwoording verschuldigd zijn aan hun ouders of werknemers die uitgaven bijhouden voor een werkgever, met de andere partij praten over wat naar verwachting een wederzijds bevredigend systeem zal ontwikkelen. Er kunnen wettelijke vereisten zijn voor anderen; een persoon die een trustfonds beheert, moet bijvoorbeeld aan strikte rapportage- en archiveringsvereisten voldoen om verantwoording af te leggen over hoe het fonds wordt gebruikt.