Hva er de beste tipsene for sporing av utgifter?

Et bredt utvalg av verktøy for å spore utgifter er tilgjengelig, og folk kan trenge å gjøre noen eksperimenter for å finne en metode som fungerer for deres behov. Det er veldig nyttig å være villig til å prøve flere metoder, og ha tilgang til prøveversjoner av programvareverktøy. Folk bør også vurdere hvorfor de sporer utgifter, da dette kan hjelpe dem å finne den beste måten å håndtere sin økonomiske journalføring. Verktøy designet spesielt for skatter, for eksempel, kan fungere annerledes enn de som er ment å hjelpe folk med budsjettering.

Folk kan spore utgifter ved å bruke regnskapsprogramvare, inkludert en rekke integrerte produkter som kan gjøre ting som å hente data fra bankkontoer. De kan også administrere utgiftene manuelt, enten ved å bruke notasjonsfelt i en sjekkhefte eller kontologg, eller holde en hovedbok for utgifter. Noen mennesker finner en midtbane, ved å bruke et verktøy som et regneark til datamaskiner for å administrere utgifter, slik at de kan tilpasse layout og felt.

Noen ting å tenke på når du velger en metode for å spore utgifter inkluderer hvilke typer utgifter som blir sporet, hvorfor og hvordan informasjonen skal brukes. Å holde oversikt over husholdning kontra virksomhetsutgifter kan for eksempel innebære forskjellige behov. En student kan spore utgifter for å levere regnskap til et tillitsfond for refusjon, mens en uavhengig entreprenør kanskje vil spore utgifter i den hensikt å bestemme skattefradrag ved slutten av året.

Generelt er det lurt å spore utgifter når de påløper eller med jevne mellomrom som for eksempel ukentlig, i stedet for periodisk backtracking og å måtte håndtere store datamengder. For personer som har problemer med dette, kan et program som kommuniserer med bankkontoer være nyttig, ettersom all økonomisk aktivitet på disse kontoene øyeblikkelig blir importert og folk vil bli bedt om å legge inn informasjon, for eksempel å kategorisere en gitt økonomisk aktivitet. For personer som trenger å føre kvitteringer, er det viktig å ha et tilhørende system for innlevering og organisering av kvitteringer.

Når folk sporer utgifter til et bestemt formål, kan det være lurt å snakke med en regnskapsfører om alternativene deres og den beste måten å holde oversikt over utgiftene sine. Dette vil forhindre at de trenger å gjøre arbeidet på nytt senere; for eksempel blir skattefradrag oppdelt i forskjellige kategorier, og å vite hva disse kategoriene er og hva som passer i dem vil tillate folk å klassifisere utgifter riktig første gang. På samme måte bør folk som sporer utgifter for å tilfredsstille vilkårene i en avtale, for eksempel studenter som er ansvarlige overfor foreldrene sine eller ansatte som sporer utgifter for en arbeidsgiver, snakke med den andre parten om hva som forventes å utvikle et gjensidig tilfredsstillende system. Det kan være juridiske krav til andre; en person som administrerer et trustfond, for eksempel, må oppfylle strenge krav til rapportering og arkivering for å redegjøre for hvordan fondet brukes.