Quels sont les meilleurs conseils pour suivre les dépenses?
Une grande variété d'outils de suivi des dépenses sont disponibles et les utilisateurs peuvent être amenés à expérimenter pour trouver une méthode qui répond à leurs besoins. Être disposé à essayer plusieurs méthodes et avoir accès à des versions d'évaluation d'outils logiciels est très utile. Les gens devraient également se demander pourquoi ils suivent les dépenses, car cela peut les aider à trouver le meilleur moyen de gérer leurs registres financiers. Les outils conçus spécifiquement pour les impôts, par exemple, peuvent ne pas fonctionner de la même manière que ceux conçus pour aider les utilisateurs à établir un budget.
Les personnes peuvent suivre les dépenses en utilisant un logiciel de comptabilité, y compris une variété de produits intégrés pouvant effectuer des opérations telles que la récupération de données à partir de comptes bancaires. Ils peuvent également gérer leurs dépenses manuellement, soit en utilisant les champs de notation dans un carnet de chèques ou un journal de compte, soit en tenant un grand livre de dépenses. Certaines personnes trouvent un terrain d'entente en utilisant un outil tel qu'une feuille de calcul informatique pour gérer leurs dépenses, afin de pouvoir personnaliser la présentation et les champs.
Parmi les éléments à prendre en compte lors du choix d’une méthode de suivi des dépenses, citons les types de dépenses suivies, le pourquoi et la manière dont les informations seront utilisées. Garder une trace des dépenses du ménage par rapport aux dépenses professionnelles peut impliquer différents besoins, par exemple. Un étudiant peut suivre les dépenses pour soumettre la comptabilité à un fonds d’affectation spéciale pour remboursement, alors qu’un entrepreneur indépendant peut vouloir suivre ces dépenses afin de déterminer les retenues d’impôts à la fin de l’année.
En règle générale, il est conseillé de suivre les dépenses au fur et à mesure qu'elles sont engagées ou à intervalles réguliers, par exemple une fois par semaine, plutôt que de faire un retour arrière par intermittence et de devoir traiter de gros volumes de données. Pour les personnes qui rencontrent des difficultés, un logiciel communiquant avec des comptes bancaires peut être utile, car toutes les activités financières de ces comptes seront instantanément importées et les utilisateurs seront invités à saisir des informations, telles que la catégorisation d'une activité financière donnée. Pour les personnes qui ont besoin de conserver des reçus, il est important de disposer d’un système d’accompagnement pour le classement et l’organisation des reçus.
Lorsque les personnes suivent les dépenses dans un but spécifique, elles peuvent vouloir parler à un comptable de leurs options et de la meilleure façon de suivre leurs dépenses. Cela leur évitera de devoir refaire le travail plus tard; Par exemple, les déductions fiscales sont divisées en catégories distinctes. Le fait de savoir quelles sont ces catégories et ce qui leur convient permettra aux gens de classer correctement les dépenses dès la première fois. De même, les personnes effectuant le suivi des dépenses pour respecter les conditions d'un accord, telles que les étudiants responsables vis-à-vis de leurs parents ou leurs employés pour le compte d'un employeur, devraient discuter avec l'autre partie de ce qui devrait permettre de développer un système mutuellement satisfaisant. Il peut y avoir des exigences légales pour les autres; Une personne administrant un fonds d’affectation spéciale, par exemple, doit satisfaire à des exigences strictes en matière de rapport et de classement afin de rendre compte de la manière dont le fonds est utilisé.