Quels sont les meilleurs conseils pour gérer les dépenses payées d'avance?
Également appelées paiements anticipés, les charges payées d'avance sont des coûts payés à l'avance, qui profitent à une entreprise pendant plus d'une période comptable. En affaires, les charges payées d’avance font partie d’un ensemble d’ajustements appelés «reports». Les comptes gèrent généralement les paiements anticipés et autres reports en ajustant les dépenses à la fin de l'intervalle de comptabilisation. Le loyer, l'assurance et les fournitures sont tous des comptes prépayés typiques.
La première fois que la dépense est payée d'avance, le comptable l'enregistre comme une augmentation du compte d'actif, qui représente l'avantage ou le service futur du paiement anticipé. Les fonds du compte d'actif expirent avec le temps ou leur utilisation. Par exemple, le loyer et les assurances expirent avec le temps, tandis que les fournitures diminuent avec l’utilisation. Déduire l’expiration quotidienne de ces dépenses serait fastidieux et prendrait beaucoup de temps. C’est pourquoi les comptables s’adaptent généralement aux frais payés à l’avance lors de l’établissement des états financiers de clôture.
Lors de la préparation de la clôture des comptes, l’ajustement des écritures aux charges payées d’avance sert deux objectifs. Tout d’abord, l’ajustement indique le montant des fonds qui ont expiré pendant la période comptable actuelle. Deuxièmement, l'ajustement indique le solde restant des fonds prépayés.
Avant l'ajustement, les actifs prépayés sont supérieurs au solde réel et les charges sont moins élevées. Les comptables ajustent cet écart en augmentant les dépenses et en diminuant les actifs du montant écoulé au cours de l'intervalle de comptabilisation actuel. Le mode de calcul du montant expiré dépend de plusieurs variables, notamment la durée et le type de dépenses payées d'avance.
Les fournitures, telles que les enveloppes, le papier et les cartouches d’imprimante, sont comptabilisées en tant que charges payées d’avance et ajoutées au compte d’actif lorsqu’elles sont acquises. Au cours des opérations, les fournitures sont utilisées, puis inventoriées à la fin de l’intervalle de comptabilisation. La différence estimée du coût des fournitures du début à la fin de la période est ajustée en tant qu'actif et dépense expirés.
L'assurance, qui doit être payée à l'avance, protège une entreprise contre les pertes financières dues au vol, au feu ou à des événements similaires. Les comptes enregistrent les acomptes d’assurance initiaux comme une augmentation de l’actif, puis déduisent les dépenses engagées pendant l’intervalle de comptabilisation. Le montant déduit dépend de la prime de la compagnie d’assurance pour la période considérée. Les comptables enregistrent les dépenses de loyer de la même manière.
Les revenus non gagnés sont des paiements anticipés versés à la société par une autre organisation. Celles-ci sont également ajustées à la fin des périodes comptables, mais les fonds sont d'abord déduits de l'actif et sont rajustés. Ces dépenses payées d'avance ont de plus en plus de valeur avec le temps ou grâce à l'utilisation par l'organisme de prépaiement.