Quels sont les meilleurs conseils pour gérer les dépenses prépayées?
Également connu sous le nom de prépaiement, les dépenses prépayées sont des coûts payés à l'avance, bénéficiant à une entreprise pendant plus d'une période comptable. En affaires, les dépenses prépayées font partie d'un ensemble d'ajustements appelés reports. Les comptes gèrent généralement les prépaiement et autres reports en ajustant les dépenses à la fin de l'intervalle comptable. Le loyer, l'assurance et les fournitures sont tous des comptes prépayés typiques.
La première fois que les dépenses sont prépayées, le comptable l'enregistre en tant qu'augmentation du compte d'actif, qui représente le prestation ou le service futur du prépaiement. Les fonds dans le compte Asset expirent avec le temps ou par utilisation. Par exemple, le loyer et l'assurance expirent en raison du passage du temps, tandis que les fournitures diminuent par l'utilisation. La déduction de l'expiration quotidienne de ces dépenses serait fastidieuse et longue, c'est pourquoi les comptables s'adaptent généralement aux coûts prépayés lors de la préparation des déclarations comptables.
Lorsque vous préparez à fermer les comptes, en ajustant les entrées pour le prépayéLes dépenses servent deux objectifs. Premièrement, l'ajustement montre le montant des fonds qui ont expiré pendant la période de comptabilité actuelle. Deuxièmement, l'ajustement montre l'équilibre restant des fonds prépayés.
Avant le réglage, les actifs prépayés sont plus élevés que le véritable équilibre et les dépenses sont plus faibles. Les comptables s'adaptent à cet écart en augmentant les dépenses et en diminuant les actifs du montant expiré sur l'intervalle comptable actuel. La façon dont le montant expiré est calculé dépend de plusieurs variables, y compris la durée de la période et le type de dépenses prépayées.
Les fournitures- telles que les enveloppes, le papier et les cartouches d'imprimante - sont enregistrées comme des dépenses prépayées ajoutées au compte d'actif lorsqu'elles sont acquises. Au cours des opérations, les fournitures sont utilisées, puis inventoriées à la fin de l'intervalle comptable. La différence estimée de coût des fournituresDu début à la fin de la période est ajusté comme l'actif et les dépenses expirés.
L'assurance, qui doit être payée à l'avance, protège une entreprise contre la perte financière due au vol, à l'incendie ou à des événements similaires. Les comptes enregistrent les prépaiement des assurances initiales en tant qu'augmentation des actifs, puis déduisent les dépenses engagées pendant l'intervalle comptable. Le montant déduit dépend de la prime de la compagnie d’assurance pour la période. Les comptables enregistrent les dépenses de loyer de manière similaire.
Les revenus non mérités sont des prépaiements apportés à l'entreprise par une autre organisation. Ceux-ci sont également ajustés pour la fin des périodes de comptabilité, mais les fonds commencent comme une déduction des actifs et sont ajoutés comme ajustements. Ces dépenses prépayées valent plus au fil du temps ou par l'utilisation de l'organisation prépayée.