Jakie są najlepsze wskazówki dotyczące zarządzania wydatkami przedpłaconymi?

Znany również jako przedpłata, wydatki opłacone są kosztami wypłaconymi z wyprzedzeniem, przynosząc korzyści firmie za więcej niż jeden okres rachunkowości. W biznesie wydatki przedpłacone są częścią zestawu korekt zwanych odroczami. Konta zwykle zarządzają przedpłatami i innymi odroczami, dostosowując wydatki na końcu interwału rachunkowości. Czynsz, ubezpieczenie i materiały eksploatacyjne są typowymi kontami przedpłaconymi.

Po raz pierwszy koszt jest opłacony z góry, księgowy rejestruje to jako wzrost rachunku aktywów, który reprezentuje przyszłą świadczenie lub usługę przedpłaty. Fundusze na koncie aktywów wygasają w czasie lub poprzez użycie. Na przykład czynsz i ubezpieczenie wygasają z powodu upływu czasu, podczas gdy dostawy zmniejszają się poprzez użytkowanie. Podejmowanie codziennego wygaśnięcia tych wydatków byłoby żmudne i czasochłonne, dlatego księgowi zwykle dostosowują koszty przedpłacone podczas przygotowywania zamykania rachunkowości.

Podczas przygotowywania się do zamykania kont, dostosowanie wpisów dla przedpłaconychWydatki służą dwóm celom. Po pierwsze, korekta pokazuje kwotę środków, które wygasły w okresie rachunkowości bieżącej. Po drugie, regulacja pokazuje pozostałe saldo funduszy przedpłaconych.

Przed regulacją aktywa przedpłacone są wyższe niż prawdziwa równowaga, a wydatki są niższe. Księgowi dostosowują tę rozbieżność poprzez zwiększenie wydatków i zmniejszenie aktywów o kwotę wygasłą w ​​przedziale rachunkowości bieżącej. Sposób obliczania wygaśnięcia zależy od kilku zmiennych, w tym od długości okresu i rodzaju wydatków przedpłaconych.

Dostawy - takie jak wiązki, papier i naboje z drukarki - są rejestrowane jako wydatki przedpłacone do konta aktywów po nabyciu. W trakcie operacji wykorzystywane są dostawy, a następnie inwentaryzację pod koniec interwału rachunkowości. Szacowana różnica w kosztach materiałów eksploatacyjnychOd początku do końca okresu czasowego jest dostosowywane jako upłynny składnik aktywów i kosztów.

Ubezpieczenie, które należy zapłacić z góry, chroni spółkę przed stratami finansowymi z powodu kradzieży, pożaru lub podobnych zdarzeń. Rachunki odnotowują początkowe przedpłaty ubezpieczeniowe jako wzrost aktywów, a następnie odlicz koszty poniesione w okresie rachunkowości. Odliczona kwota zależy od składki firmy ubezpieczeniowej na okres czasu. Księgowi odnotowują koszty czynszu w podobny sposób.

Niezłene przychody są przedpłatami do firmy przez inną organizację. Są one również dostosowywane pod koniec okresów rachunkowości, ale fundusze zaczynają się od odliczenia od aktywów i są dodawane jako korekty. Te wydatki przedpłacone są warte więcej w miarę upływu czasu lub używania przez organizację przedpłacową.