Jakie są najlepsze wskazówki dotyczące zarządzania wydatkami przedpłaconymi?

Przedpłacone wydatki to również koszty opłacane z góry, przynoszące korzyść firmie przez więcej niż jeden okres rozliczeniowy. W biznesie przedpłacone wydatki są częścią zestawu korekt zwanych odroczeniami. Konta zwykle zarządzają przedpłatami i innymi odroczeniami, dostosowując wydatki na koniec okresu rozliczeniowego. Czynsz, ubezpieczenie i materiały eksploatacyjne to typowe konta opłacane z góry.

Przy pierwszym opłaceniu wydatku księgowy rejestruje go jako zwiększenie rachunku aktywów, które reprezentuje przyszłą korzyść lub usługę z tytułu przedpłaty. Środki na koncie aktywów wygasają z czasem lub w wyniku użytkowania. Na przykład czynsz i ubezpieczenie wygasają z upływem czasu, a zapasy maleją w miarę użytkowania. Odliczenie dziennego wygaśnięcia tych wydatków byłoby żmudne i czasochłonne, dlatego księgowi zwykle przygotowują rozliczenia międzyokresowe przy sporządzaniu końcowych sprawozdań księgowych.

Podczas przygotowywania do zamknięcia rachunków dostosowanie wpisów do opłaconych z góry wydatków służy dwóm celom. Po pierwsze, korekta pokazuje kwotę środków, które wygasły w bieżącym okresie rozliczeniowym. Po drugie, korekta pokazuje pozostałe saldo przedpłaconych środków.

Przed korektą przedpłacone aktywa są wyższe niż rzeczywiste saldo, a koszty są niższe. Księgowi korygują tę rozbieżność, zwiększając wydatki i zmniejszając aktywa o kwotę wygasłą w ​​bieżącym okresie rozliczeniowym. Sposób obliczania wygasłej kwoty zależy od kilku zmiennych, w tym długości okresu i rodzaju opłaconych z góry wydatków.

Materiały eksploatacyjne - takie jak koperty, papier i wkłady do drukarek - są rejestrowane jako opłacone z góry koszty dodawane do konta aktywów po ich zakupie. W trakcie operacji materiały eksploatacyjne są wykorzystywane, a następnie inwentaryzowane na koniec okresu rozliczeniowego. Szacowana różnica w kosztach dostaw od początku do końca okresu jest korygowana jako wygasły składnik aktywów i koszt.

Ubezpieczenie, które należy opłacić z góry, chroni firmę przed stratami finansowymi wynikającymi z kradzieży, pożaru lub podobnych zdarzeń. Rachunki rejestrują początkowe przedpłaty z tytułu ubezpieczenia jako zwiększenie aktywów, a następnie odejmują koszty poniesione w okresie rozliczeniowym. Odliczona kwota zależy od składki zakładu ubezpieczeń w danym okresie. Księgowi rejestrują koszty czynszu w podobny sposób.

Niezrealizowane przychody to przedpłaty dokonywane na rzecz spółki przez inną organizację. Są one również korygowane na koniec okresów rozliczeniowych, ale fundusze zaczynają się jako odliczenie od aktywów i są dodawane z powrotem jako korekty. Te opłacone z góry wydatki są warte więcej w miarę upływu czasu lub wykorzystania przez organizację opłacającą z góry.