Was sind die besten Tipps zum Verwalten von Prepaid-Ausgaben?
Vorauszahlungen sind auch als Vorauszahlungen bezeichnete Kosten, die einem Unternehmen für mehr als einen Abrechnungszeitraum zugute kommen. Im Geschäftsbereich sind aktive Rechnungsabgrenzungsposten Teil einer Reihe von Anpassungen, die als Abgrenzungen bezeichnet werden. Konten verwalten in der Regel Vorauszahlungen und andere Stundungen, indem sie die Ausgaben am Ende des Abrechnungsintervalls berichtigen. Miete, Versicherung und Verbrauchsmaterial sind typische Prepaid-Konten.
Wenn der Aufwand zum ersten Mal im Voraus bezahlt wird, erfasst der Buchhalter ihn als eine Erhöhung des Vermögenskontos, die den zukünftigen Nutzen oder die zukünftige Dienstleistung der Vorauszahlung darstellt. Das Guthaben auf dem Vermögenskonto verfällt im Laufe der Zeit oder durch Verwendung. Zum Beispiel verfallen Miete und Versicherung im Laufe der Zeit, während die Lieferungen durch die Nutzung sinken. Das Abziehen des täglichen Verfalls dieser Ausgaben wäre mühsam und zeitaufwendig, weshalb Buchhalter normalerweise die vorausbezahlten Kosten bei der Erstellung von Abschlussabrechnungen berichtigen.
Bei der Vorbereitung der Schließung von Konten hat das Anpassen der Buchungen für vorausbezahlte Ausgaben zwei Aufgaben. Erstens zeigt die Anpassung den Betrag an, der während des aktuellen Abrechnungszeitraums verfallen ist. Zweitens zeigt die Anpassung den verbleibenden Saldo der vorausbezahlten Mittel.
Vor der Anpassung sind die vorausbezahlten Vermögenswerte höher als der wahre Saldo und die Aufwendungen sind niedriger. Die Buchhalter korrigieren diese Diskrepanz, indem sie die Ausgaben erhöhen und die Vermögenswerte um den Betrag verringern, der im aktuellen Buchungsintervall abgelaufen ist. Wie der abgelaufene Betrag berechnet wird, hängt von verschiedenen Variablen ab, einschließlich der Länge des Zeitraums und der Art der vorausbezahlten Ausgaben.
Verbrauchsmaterial - wie Briefumschläge, Papier und Druckerpatronen - wird beim Erwerb als Rechnungsabgrenzungsposten auf dem Aktivkonto verbucht. Im Laufe des Betriebs werden die Vorräte verbraucht und am Ende des Abrechnungsintervalls inventarisiert. Die geschätzte Differenz der Lieferkosten vom Beginn bis zum Ende des Zeitraums wird als abgelaufener Vermögenswert und Aufwand angepasst.
Eine Versicherung, die im Voraus bezahlt werden muss, schützt ein Unternehmen vor finanziellen Verlusten aufgrund von Diebstahl, Feuer oder ähnlichen Ereignissen. Konten erfassen Erstversicherungsvorauszahlungen als eine Erhöhung des Vermögens und ziehen dann die während des Abrechnungsintervalls angefallenen Kosten ab. Der abgezogene Betrag hängt von der Prämie des Versicherungsunternehmens für den Zeitraum ab. In ähnlicher Weise erfassen die Buchhalter die Mietkosten.
Nicht verdiente Einnahmen sind Vorauszahlungen, die eine andere Organisation an das Unternehmen leistet. Diese werden ebenfalls am Ende der Abrechnungszeiträume angepasst, die Mittel beginnen jedoch als Abzug von den Vermögenswerten und werden als Anpassungen zurückaddiert. Diese vorausbezahlten Ausgaben sind im Laufe der Zeit oder durch Nutzung durch die vorausbezahlende Organisation mehr wert.