Quali sono i migliori consigli per la gestione delle spese prepagate?
Conosciuti anche come pagamenti anticipati, le spese prepagate sono costi pagati in anticipo, a beneficio di una società per più di un periodo contabile. Negli affari, le spese prepagate fanno parte di una serie di aggiustamenti noti come rinvii. I conti di solito gestiscono i pagamenti anticipati e altri risconti rettificando le spese alla fine dell'intervallo contabile. Noleggi, assicurazioni e forniture sono tutti i conti prepagati tipici.
La prima volta che la spesa è prepagata, il contabile la registra come un aumento del conto delle attività, che rappresenta il beneficio o il servizio futuro del pagamento anticipato. I fondi nel conto patrimoniale scadono nel tempo o attraverso l'uso. Ad esempio, l'affitto e l'assicurazione scadono a causa del passare del tempo, mentre le forniture diminuiscono con l'uso. Dedurre la scadenza giornaliera di queste spese sarebbe noioso e dispendioso in termini di tempo, motivo per cui i contabili di solito si adeguano ai costi prepagati quando preparano i conti di chiusura.
Quando si prepara la chiusura dei conti, la regolazione delle voci per le spese prepagate ha due scopi. Innanzitutto, la rettifica mostra l'ammontare dei fondi scaduti durante l'attuale periodo contabile. In secondo luogo, la rettifica mostra il saldo residuo dei fondi prepagati.
Prima della rettifica, le attività prepagate sono superiori al saldo effettivo e le spese sono inferiori. I contabili si adeguano a questa discrepanza aumentando le spese e diminuendo le attività dell'importo scaduto nell'attuale intervallo contabile. Il modo in cui viene calcolato l'importo scaduto dipende da diverse variabili, tra cui la durata del periodo di tempo e il tipo di spese prepagate.
I materiali di consumo, come buste, carta e cartucce per stampanti, vengono registrati come spese prepagate aggiunte al conto delle attività al momento dell'acquisizione. Nel corso delle operazioni, le forniture vengono utilizzate e quindi inventariate al termine dell'intervallo contabile. La differenza stimata nel costo delle forniture dall'inizio alla fine del periodo di tempo viene rettificata come attività e spese scadute.
L'assicurazione, che deve essere pagata in anticipo, protegge un'azienda da perdite finanziarie dovute a furto, incendio o eventi simili. I conti registrano i pagamenti anticipati dell'assicurazione iniziale come aumento delle attività e quindi detraggono le spese sostenute durante l'intervallo contabile. L'importo dedotto dipende dal premio della compagnia assicurativa per il periodo di tempo. I contabili registrano le spese di affitto in modo simile.
I ricavi non acquisiti sono pagamenti anticipati effettuati all'azienda da un'altra organizzazione. Anche questi vengono adeguati alla fine dei periodi contabili, ma i fondi iniziano come una detrazione dalle attività e vengono aggiunti come rettifiche. Queste spese prepagate valgono di più col passare del tempo o attraverso l'utilizzo da parte dell'organizzazione prepagata.