Jaké jsou nejlepší tipy pro správu předplacených výdajů?

Také známé jako zálohy, předplacené náklady jsou náklady zaplacené předem, ve prospěch společnosti po více než jedno účetní období. V podnikání jsou předplacené výdaje součástí souboru úprav známých jako odklady. Účty obvykle spravují zálohy a další odklady úpravou nákladů na konci účetního intervalu. Nájemné, pojištění a spotřební materiál jsou typické předplacené účty.

Účet je při prvním předplacení účtován jako navýšení účtu aktiv, což představuje budoucí užitek nebo službu zálohy. Peněžní prostředky na majetkovém účtu vyprší v průběhu času nebo použitím. Například, nájemné a pojištění vyprší v důsledku času, zatímco zásoby se snižují díky použití. Odpočet denního vypršení těchto nákladů by byl zdlouhavý a časově náročný, proto účetní obvykle při přípravě závěrečných účetních výkazů obvykle upravují o předplacené náklady.

Při přípravě na uzavření účtů slouží opravné položky k předplaceným výdajům dvěma účelům. Úprava nejprve ukazuje částku prostředků, které vypršely během běžného účetního období. Za druhé, úprava ukazuje zbývající zůstatek předplacených prostředků.

Před úpravou jsou předplacená aktiva vyšší než skutečný zůstatek a náklady jsou nižší. Účetní vyrovnávají tento nesoulad zvýšením nákladů a snížením aktiv o částku, která vypršela v aktuálním účetním intervalu. Způsob výpočtu vypršené částky závisí na několika proměnných, včetně délky časového období a typu předplacených výdajů.

Spotřební materiál - jako jsou obálky, papír a tiskové kazety - se zaznamenávají jako předplacené výdaje přidané na účet aktiv při nákupu. V průběhu operací se spotřební materiál používá a poté se inventarizuje na konci účetního intervalu. Odhadovaný rozdíl v nákladech na dodávky od začátku do konce časového období je upraven jako vypršela aktiva a náklady.

Pojištění, které musí být zaplaceno předem, chrání společnost před finanční ztrátou v důsledku krádeže, požáru nebo podobných událostí. Účty zaznamenávají počáteční splátky pojistného jako zvýšení aktiv a poté odečítají náklady vzniklé během účetního intervalu. Odečtená částka závisí na pojistném pojišťovny za dané období. Účetní zaznamenávají náklady na nájem podobným způsobem.

Nerealizované příjmy jsou zálohy vyplácené společnosti jinou organizací. Tyto položky jsou rovněž upraveny na konci účetního období, ale finanční prostředky začínají jako odpočet z aktiv a jsou sčítány zpět jako úpravy. Tyto předplacené výdaje mají větší hodnotu, jak plynou časy nebo jsou využívány organizací provádějící platby předem.