Wat zijn de beste tips voor het beheer van vooruitbetaalde kosten?
Ook bekend als vooruitbetalingen, zijn vooruitbetaalde kosten vooraf betaalde kosten, waar een bedrijf meer dan één boekhoudkundige periode van profiteert. In het bedrijfsleven maken vooruitbetaalde kosten deel uit van een reeks aanpassingen die bekend staan als uitstel van betaling. Accounts beheren meestal vooruitbetalingen en andere uitstel door de kosten aan het einde van het boekhoudinterval aan te passen. Huur, verzekeringen en benodigdheden zijn allemaal typische prepaid-accounts.
De eerste keer dat de kosten worden vooruitbetaald, registreert de accountant deze als een verhoging van de activarekening, wat het toekomstige voordeel of de toekomstige dienst van de vooruitbetaling vertegenwoordigt. Fondsen op de activarekening vervallen na verloop van tijd of door gebruik. Huur en verzekeringen vervallen bijvoorbeeld door het verstrijken van de tijd, terwijl voorraden afnemen door gebruik. Het aftrekken van de dagelijkse vervaldatum van deze kosten zou vervelend en tijdrovend zijn, en daarom corrigeren accountants meestal bij vooruitbetaalde kosten bij het opstellen van de afsluitende jaarrekening.
Wanneer u zich voorbereidt om accounts te sluiten, heeft het aanpassen van posten voor vooruitbetaalde kosten twee doelen. Ten eerste toont de aanpassing het bedrag aan fondsen dat is verlopen tijdens de huidige boekhoudperiode. Ten tweede toont de aanpassing het resterende saldo van vooruitbetaalde middelen.
Vóór de aanpassing zijn de vooruitbetaalde activa hoger dan het werkelijke saldo en zijn de kosten lager. Accountants corrigeren voor deze discrepantie door de uitgaven te verhogen en de activa te verlagen met het bedrag dat tijdens het huidige boekhoudinterval is verlopen. Hoe het verlopen bedrag wordt berekend, is afhankelijk van verschillende variabelen, waaronder de lengte van de periode en het type voorafbetaalde kosten.
Benodigdheden - zoals enveloppen, papier en printercartridges - worden geregistreerd als vooraf betaalde kosten die bij aanschaf worden toegevoegd aan de activarekening. In de loop van de operaties worden de benodigdheden gebruikt en vervolgens aan het einde van het boekhoudinterval geïnventariseerd. Het geschatte verschil in kosten van leveringen van het begin tot het einde van de periode wordt aangepast als de vervallen activa en kosten.
Een verzekering, die vooraf moet worden betaald, beschermt een bedrijf tegen financieel verlies als gevolg van diefstal, brand of soortgelijke gebeurtenissen. Accounts registreren de eerste vooruitbetalingen van de verzekering als een verhoging van de activa en trekken vervolgens de kosten af die tijdens het boekhoudinterval zijn gemaakt. Het afgetrokken bedrag is afhankelijk van de premie van de verzekeringsmaatschappij voor de periode. Accountants registreren huurkosten op een vergelijkbare manier.
Niet-verdiende inkomsten zijn vooruitbetalingen aan het bedrijf door een andere organisatie. Deze worden ook gecorrigeerd voor het einde van boekhoudperioden, maar de fondsen beginnen als een aftrek van activa en worden terug toegevoegd als aanpassingen. Deze vooruitbetaalde kosten zijn meer waard naarmate de tijd verstrijkt of door gebruik door de vooruitbetalingsorganisatie.