Hvad er de bedste tip til styring af forudbetalte udgifter?
Også kendt som forudbetalinger, forudbetalte udgifter er omkostninger, der betales forud for tiden, hvilket gavner et selskab i mere end en regnskabsmæssig periode. I erhvervslivet er forudbetalte udgifter en del af et sæt justeringer, der kaldes udsættelser. Konti administrerer normalt forudbetalinger og andre udsættelser ved at justere for udgifterne ved afslutningen af regnskabsintervallet. Leje, forsikring og forsyninger er alle typiske forudbetalte konti.
Første gang udgiften er forudbetalt, registrerer regnskabsføreren den som en aktivkontoforøgelse, som repræsenterer forudbetalingens fremtidige fordel eller service. Midler på aktivkontoen udløber over tid eller gennem brug. For eksempel udløber husleje og forsikring på grund af tiden, mens forsyningerne falder ved brug. Trækning af den daglige udløb af disse udgifter ville være trættende og tidskrævende, hvorfor regnskabsførere normalt justerer for forudbetalte omkostninger, når de udarbejder regnskabsopgørelser.
Når man forbereder sig på at lukke konti, tjener justering af poster for forudbetalte udgifter to formål. For det første viser justeringen mængden af midler, der udløb i den aktuelle regnskabsperiode. For det andet viser justeringen den resterende saldo af forudbetalte midler.
Før reguleringen er de forudbetalte aktiver højere end den sande saldo, og udgifterne er lavere. Revisorer justerer sig for dette uoverensstemmelse ved at øge udgifter og reducere aktiver med det udløbne beløb over det aktuelle regnskabsinterval. Hvordan det udløbne beløb beregnes, afhænger af flere variabler, herunder tidsperioden og typen af forudbetalte udgifter.
Forsyninger - såsom konvolutter, papir og printerpatroner - registreres som forudbetalte udgifter, der føjes til aktivkontoen, når de erhverves. I løbet af driften bruges forsyningerne og opfindes derefter ved afslutningen af regnskabsintervallet. Den estimerede forskel i omkostninger ved levering fra begyndelsen til slutningen af tidsperioden justeres som det udløbne aktiv og omkostning.
Forsikring, der skal betales på forhånd, beskytter et selskab mod økonomisk tab på grund af tyveri, brand eller lignende begivenheder. Konti registrerer oprindelige forsikringsforudbetalinger som en stigning i aktiver og trækker derefter udgifter, der er afholdt i regnskabsintervallet. Det fratrækkede beløb afhænger af forsikringsselskabets præmie for tidsperioden. Revisorer registrerer lejeomkostninger på en lignende måde.
Ufortjente indtægter er forudbetalinger, der foretages til virksomheden af en anden organisation. Disse justeres også ved udgangen af regnskabsmæssige perioder, men midlerne begynder som et fradrag fra aktiver og tilføjes tilbage som justeringer. Disse forudbetalte udgifter er mere værd, når tiden går eller gennem brug af den forudbetalte organisation.