Hvad er de bedste tip til sporing af udgifter?
Der findes et bredt udvalg af værktøjer til sporing af udgifter, og folk er muligvis nødt til at gøre noget ved at eksperimentere for at finde en metode, der fungerer til deres behov. Det er meget nyttigt at være villig til at prøve flere metoder og få adgang til prøveversioner af softwareværktøjer. Folk bør også overveje, hvorfor de sporer udgifterne, da dette kan hjælpe dem med at finde den bedste måde at håndtere deres økonomiske journalføring på. Værktøjer, der er specielt beregnet til skatter, kan for eksempel fungere anderledes end dem, der er beregnet til at hjælpe folk med budgettering.
Folk kan spore udgifter ved hjælp af regnskabssoftware, herunder en række integrerede produkter, der kan gøre ting som at hente data fra bankkonti. De kan også administrere deres udgifter manuelt, enten ved hjælp af notationsfelter i en checkbog eller kontolog eller ved at holde en hovedbok over udgifter. Nogle mennesker finder et mellemgrundgrundlag ved hjælp af et værktøj som et edb-regneark til styring af udgifter, så de kan tilpasse layout og felter.
Nogle ting man skal tænke på, når man vælger en metode til sporing af udgifter, inkluderer, hvilke typer udgifter der spores, hvorfor og hvordan oplysningerne vil blive brugt. At holde styr på husholdning kontra forretningsudgifter kan for eksempel involvere forskellige behov. En studerende sporer muligvis udgifter for at indsende regnskab til en trustfond til refusion, mens en uafhængig entreprenør måske ønsker at spore udgifter med det formål at bestemme skattefradrag ved årets udgang.
Generelt anbefales det at spore udgifter, når de afholdes, eller med regelmæssige intervaller, som ugentligt, snarere end med mellemrum backtracking og at skulle håndtere store datamængder. For mennesker, der har problemer med dette, kan et softwareprogram, der kommunikerer med bankkonti, være nyttigt, da al økonomisk aktivitet på disse konti øjeblikkeligt importeres, og folk bliver bedt om at indtaste oplysninger, såsom at kategorisere en given økonomisk aktivitet. For mennesker, der har behov for at holde kvitteringer, er det vigtigt at have et ledsagende system til arkivering og organisering af kvitteringer.
Når folk sporer udgifter til et specifikt formål, ønsker de måske at tale med en revisor om deres muligheder og den bedste måde at holde styr på deres udgifter. Dette vil forhindre dem i at skulle udføre arbejdet igen senere; for eksempel er skattefradrag opdelt i forskellige kategorier, og ved at vide, hvad disse kategorier er, og hvad der passer ind i dem, giver folk mulighed for at klassificere udgifter korrekt første gang. Ligeledes skal folk, der sporer udgifter for at opfylde betingelserne i en aftale, såsom studerende, der er ansvarlige over for deres forældre eller ansatte, spore udgifter for en arbejdsgiver, skulle tale med den anden part om, hvad der forventes at udvikle et gensidigt tilfredsstillende system. Der kan være juridiske krav til andre; for eksempel en person, der administrerer en trustfond, skal opfylde strenge rapporterings- og arkiveringskrav for at redegøre for, hvordan fonden bruges.